En octobre 2024, l’Etat français a validé officiellement le calendrier de mise en place de la réforme qui débutera dès septembre 2026. Afin de vous accompagner au mieux, l’ensemble des articles systhen seront actualisés dès que nécessaire, en suivant les annonces gouvernementales.
Mise à jour : octobre 2024
Selon une enquête réalisée par OpinionWay menée en décembre 2022 auprès de directeurs et responsables administratifs et financiers, il a été constaté que 91% des DAF d’entreprises françaises ont entrepris les démarches nécessaires pour se conformer à la nouvelle réglementation sur la facture électronique. Parmi eux, 31% se considèrent « prêts », 40% ont déjà entamé les démarches et 20% sont en phase de réflexion.
Si vous faites partie de la team des 31% qui se considèrent « prêts » pour la réforme de la facture électronique de 2024, c’est une excellente nouvelle ! 🤩 – Mais vous vous doutez bien que l’article ne va pas se terminer comme ça…
Nous vous proposons de vérifier ces 7 points clés pour vous assurer d’être pleinement préparés :
1 – Vous avez conscience qu’envoyer ses factures en PDF par e-mail ne sera plus autorisé
Avec la nouvelle loi de finance, de nouvelles réglementations entreront en vigueur concernant l’utilisation des formats de factures électroniques par les entreprises. Ces réglementations visent à favoriser une automatisation plus efficace du traitement des factures en remplaçant le format PDF, largement répandu mais statique, par des formats dynamiques intégrant des données structurées.
Les grandes entreprises seront les premières concernées par cette obligation, suivies progressivement des ETI et PME. L’objectif est de permettre une lecture de données des factures à la fois compréhensible par l’humain et automatisée par l’utilisation de systèmes informatiques. ✅
Les trois formats de factures électroniques qui seront obligatoires sont les suivants : Factur-X, UBL (Universal Business Language) et CII (Cross-Industry Invoice). 👀
Il est important pour les entreprises de se familiariser avec ces formats de factures électroniques autorisés afin de se conformer aux nouvelles réglementations. Et c’est ici pour tout savoir sur les formats de facture dans le cadre de la réforme 2024. 👀
2 – Votre système d’information intègre toutes les informations légales obligatoires
Jusqu’à présent, vous deviez veiller à inclure 15 données obligatoires sur vos factures afin de vous conformer aux exigences légales. Mais dans les prochains mois l’administration fiscale introduira de nouvelles exigences en ajoutant 4 données supplémentaires qui devront être présentes sur chaque facture émise. 🧐
Ces nouvelles informations comprennent le numéro de SIRET ou SIREN de votre client, l’adresse de livraison des biens, la nature de l’opération (livraison de bien ou de service) et le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Ces nouvelles données devront être intégrées de manière claire et précise sur chaque facture électronique émise par votre entreprise. Il est crucial de s’assurer que votre système d’information est capable de gérer ces informations supplémentaires et de les inclure automatiquement dans vos factures.
En vous conformant à ces exigences, vous éviterez d’éventuelles sanctions fiscales et vous vous assurerez que vos factures sont en totale conformité avec la législation en vigueur. Rendez-vous dans notre article dédia pour en savoir plus sur ces nouvelles mentions obligatoires.
3 – Votre système de gestion choisi sera en capacité de gérer le cycle de vie de vos factures
La réforme de la facture électronique offre une opportunité majeure en permettant un suivi complet du cycle de vie de vos factures, depuis leur création jusqu’à leur règlement.
Il est essentiel que votre système de gestion des factures soit en mesure d’automatiser ce suivi, en prenant en compte les quatre statuts obligatoires et si possible les statuts recommandés et optionnels.
Statuts obligatoires : facture déposée, rejetée, refusée, encaissée.
Statuts recommandés : facture mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, paiement transmis.
Statuts optionnels : factureémise par la plateforme, reçue par la plateforme, en litige, suspendue, complétée.
Il est crucial que votre système de gestion puisse gérer ces statuts de manière automatisée et les mettre à jour en temps réel. Cela vous offrira également l’avantage d’améliorer la visibilité et la traçabilité de chaque facture, réduisant ainsi les risques d’erreurs et de litiges.
4 – Vous utilisez ou avez prévu d’utiliser une solution technologique adaptée
Vous avez fait le choix judicieux d’utiliser une solution technologique adaptée pour votre gestion des factures électroniques. Vous avez pris en compte les exigences futures de la réforme et vous avez prévu que vos systèmes de gestion actuels soient compatibles.
Ou alors vous avez déjà opté pour une solution technologique fiable en cours de conformité et dans ce cas, chapeau bas ! 🎩
Cette démarche proactive est essentielle pour garantir une transition fluide vers la facturation électronique. En anticipant les évolutions et en choisissant des solutions technologiques qui répondent aux normes en vigueur, vous éviterez les retards, les erreurs et les complications liés à la mise en place de la facturation électronique.
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5 – Vous maitrisez d’une main de maître les exigences légales et réglementaires
Vous êtes un expert en matière d’exigences légales et réglementaires liées à la facture électronique. Les formats autorisés, les délais de mise en conformité ou encore les nouveaux acteurs de la réforme n’ont plus de secrets pour vous. Vous avez acquis une maîtrise parfaite de ces aspects et vous êtes prêts à respecter pleinement les normes en vigueur, tout en abordant la facture électronique en toute sérénité. 🧘
Et pour devenir le maître incontesté de la facture électronique, vous pouvez aller faire un tour sur le dictionnaire de la réforme. 🧐
6 – Vous avez prévu d’allouer les ressources adéquates
Vous avez anticipé et pris les mesures nécessaires pour allouer les ressources adéquates en termes de temps, de budget et de personnel pour une mise en place efficace de la facture électronique dès 2024. Cela inclus notamment les mises à niveau de vos systèmes d’informations ainsi que la formation de vos équipes.
7 – Vous souhaitez impliquer toutes les parties prenantes
Vous avez prévu d’impliquer toutes les parties prenantes, tant internes (équipes internes telles que le département financier, informatique, juridique, etc), qu’externes (fournisseurs, clients) dès le début du processus de transition vers la facture électronique.
Cette approche garantira une collaboration efficace et une compréhension commune des enjeux. Votre volonté d’impliquer toutes les parties prenantes dès le début favorisera une transition réussie vers la facture électronique. 🤝
Bénéficiez d’un accompagnement d’experts
D’ici 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA seront tenues de recevoir leurs factures exclusivement sous forme électronique via des plateformes de dématérialisation.
Si vous avez des incertitudes face à l’un de ces points, un audit peut vous aider à vous préparer pour la transition vers la facture électronique obligatoire.
En tant qu’expert de la transformation digitale documentaire depuis plus de 27 ans, nous sommes là pour vous soutenir dans cette conduite du changement. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé et approfondi dans votre transition vers la dématérialisation de vos factures. 🤝
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