Afin de gagner du temps et de simplifier leurs relations, les professionnels utilisent de plus en plus le digital. Pour l’échange des documents par exemple, ils économisent du temps et de l’argent en envoyant des contrats ou des factures par mail. Les récepteurs de ces documents les impriment, les signent, les scannent et les retournent par mail. Parfois, les professionnels utilisent des signatures scannées en « copier et coller » sur les documents. Grâce à ces signatures « scannées », fournisseurs et clients sont ravis de gérer leurs affaires dans les plus brefs délais. Le gain de temps entre les partenaires permet d’entretenir de bonnes et durables relations. Si la digitalisation à fluidifier l’échange des documents entre les professionnels, il faut s’interroger sur la valeur juridique de la signature « scannée ». Quel est le poids de cette signature face à un tribunal en cas de litiges entre partenaires ?
Qu’est-ce que « la valeur juridique » d’un document ?
La notion du document est au cœur de la loi, elle ne se limite pas au simple support et elle renvoie à un ensemble constitué d’informations portées sur un support. Ce qui caractérise le document est le fait que l’information mentionnée soit délimitée et structurée de façon logique, intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images.
De manière générale, pour qu’un document soit valable, en plus des différentes mentions obligatoires, il doit comporter la signature de la personne qui a qualité pour prendre une décision. Autrement dit, lorsqu’un professionnel rédige une facture, un bon de commande ou un acte de vente et qu’il le transfère à un partenaire d’affaires, sa signature doit figurer sur le document. Le défaut de signature n’exclut pas le fait que celui-ci soit exécuté. L’absence de signature est plutôt considérée comme une irrégularité qui peut conduire à la nullité en fonction de l’interprétation du juge. Les règles de conservation des factures électroniques ne doivent jamais être négligées.
La « valeur juridique » d’un document réside dans sa capacité à produire des effets juridiques et d’être admis devant les tribunaux. Produire des effets juridiques signifie que le document peut créer, transférer ou éteindre des droits entre deux parties. C’est par exemple le cas d’un contrat de vente qui a pour effet juridique de transférer la propriété d’un bien mobilier ou immobilier du vendeur à l’acquéreur.
Quelle valeur juridique a un document scanné ?
Dans la vie quotidienne, on a pour habitude de dire que « si les paroles s’envolent, les écrits restent ». En matière de preuve, l’écrit a toujours été considéré comme la preuve la plus évidente en raison de son existence matérielle pourtant à l’heure de la dématérialisation, de la digitalisation et du développement des échanges électroniques, le droit de la preuve ne cesse d’évoluer, de s’adapter. Aujourd’hui, la loi reconnaît une valeur juridique aux documents dématérialisés à titre de preuve et dans certains cas des modalités.
Depuis 2000, le Code civil reconnaît qu’un document numérique peut-être présenté devant un tribunal comme élément de preuve en cas de litige. Il prévoit dans son article 1367 que la signature d’un l’acte juridique permet d’identifier son auteur. Cette signature est la manifestation du consentement des deux parties qui s’engagent l’une envers l’autre. Lorsque la signature est apposée par un officier public, elle authentifie l’acte.
Quand elle est électronique, l’usage d’un procédé d’identification garantit son rapport avec l’acte auquel elle s’attache. Ce procédé est présumé fiable jusqu’à preuve de contraire lorsqu’on crée la signature électronique, l’identité de l’auteur est assurée et l’intégrité de l’acte garantie dans des conditions fixées par décret du Conseil d’État. Le document numérisé joue le même rôle qu’un support papier sauf en cas de doute de l’identité de son auteur et elle doit être certifiée par un organisme reconnu.
Un document numérique a-t-il la même valeur juridique qu’un document papier ?
Si la productivité, le gain de temps, la réduction des coûts et un meilleur accès à l’information sont les enjeux majeurs de la numérisation des documents, la question de leur valeur juridique se pose. Dans la plupart des cas, un document numérisé n’a pas la même valeur juridique qu’un support papier. Ceci est dû au caractère électronique du document scanné, car le droit s’est adapté aux réalités de la dématérialisation des données dans les administrations et les entreprises.
Le Code civil définit dans son article 1316 les modalités de la preuve par écrit. Dans son alinéa premier, l’écrit sous forme électronique peut servir de preuve à condition de pouvoir être identifié par l’émetteur et qu’il soit fait et conservé dans de bonnes conditions pour garantir son intégrité. Un fichier sous format PDF peut donc être fourni comme justificatif au même titre qu’un support papier lors d’un différend. Toutefois, des conditions sont requises pour la validité de ce type de document. Il faut au préalable que l’auteur soit identifié grâce à une signature électronique et que la conservation du document se fasse en toute intégrité. Vous devez à présent vous demander : comment numériser une facture ?, ce sera plus simple après avoir consulté notre article !
Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
Manuscrite ou électronique, la signature a la même valeur juridique et légale depuis juillet 2016, c’est l’un des acquis majeurs du règlement européen elDAS qui a permis de mettre en place un véritable marché des services de confiance numérique entre pays membres de l’Union Européenne. Il faut néanmoins apporter des précisions : une signature manuscrite scannée et apposée en bas d’un document ne vaut pas une signature électronique. Pour qu’un document scanné soit fiable, la signature doit permettre d’identifier l’auteur et d’apporter la preuve manifeste du consentement de ce dernier.
Grâce au cryptage et aux données d’identification, seule la signature électronique « qualifiée » a une valeur juridique équivalente à celle qui est manuscrite. Il est important d’opter pour un dispositif de création de signatures électroniques et ce procédé donne au document scanné une présomption de fiabilité. En faisant appel à des organismes reconnus, les professionnels ont la possibilité d’appliquer à leurs PDF et à d’autres documents un certificat de signature électronique nominative.
L’apposition d’une signature électronique et la validité du certificat octroyé au signataire sont les deux éléments qui confèrent à un document scanné une valeur juridique. En plus de ces deux éléments, la conservation de l’original du fichier scanné donne plus de poids au format PDF en cas de litige. Le procédé de digitalisation des documents est à prendre en compte.
Pour ce type de service, il faut faire appel à des professionnels.
