Dans le cadre de la loi de finance et progressivement en fonction de leur taille, les entreprises françaises devront se conformer à l’obligation de mise en place de la facturation électronique. Il est donc plus que jamais temps de penser à la dématérialisation des factures pour votre entreprise ! Cependant, il faut savoir que sa mise en œuvre nécessite une planification minutieuse et une approche méthodique.
Dans cet article, nous présenterons les étapes clés de la dématérialisation des factures en mettant l’accent sur l’implication des acteurs, l’audit ou encore la cartographie des processus. En suivant ces étapes, vous pourrez assurer une transition fluide et réussie vers la gestion dématérialisée des factures et ainsi, anticiper votre mise en conformité en toute sérénité ! 😎
Étape 1 – Impliquer tous les acteurs
Mettre en place un système de gestion dématérialisée des factures c’est bien, ne pas oublier que ce sont des personnes qui vont l’utiliser c’est encore mieux ! Il est essentiel de les impliquer dans la démarche et de s’appuyer sur leur expérience.
La communication avec tous les services concernés est indispensable pour prendre en compte leurs besoins et leurs attentes. Il faut favoriser l’appropriation rapide des outils par les équipes pour permettre une transition opérationnelle fluide et une coordination optimale entre les services.
Il est également important de dialoguer avec les interlocuteurs externes tels que les clients, les fournisseurs et les partenaires commerciaux. Assurer leur adhésion et leur compatibilité avec la facturation électronique renforce les relations et facilite l’adoption du nouveau système. 🙌
Étape 2 – Effectuer un audit du cycle de facturation avec l’ensemble des acteurs
Avant de mettre en place la gestion dématérialisée des factures, il est essentiel de réaliser un audit approfondi du cycle de facturation. Cela comprend l’examen du volume de factures traitées, les spécificités liées aux clients et aux fournisseurs, ainsi que les considérations légales liées aux factures internationales. Un audit complet permet d’identifier les processus existants, d’évaluer leur efficacité et de définir la meilleure solution à mettre en place. Si nécessaire, faire appel à un prestataire externe peut fournir une perspective objective et aider à optimiser les processus. 🤝
Étape 3 – Bien choisir son prestataire
Selon le volume de factures à traiter et les ressources de l’entreprise, il peut être utile de recourir à un prestataire extérieur pour mettre en place une solution sur-mesure de gestion dématérialisée des factures. Un regard extérieur peut être décisif pour identifier les points critiques à prendre en compte pour garantir l’efficacité du dispositif. 👀
Cela peut également s’avérer nécessaire pour installer et configurer le meilleur logiciel et former les équipes à son utilisation. L’intégration de logiciels de gestion des factures au sein de l’environnement numérique est souvent une question complexe. Le recours à un prestataire expert de la facturation électronique garantit :
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Étape 4 – Cartographier et simplifier les processus liés à la facturation
Pour garantir la continuité des processus d’émission et de réception de factures lors de la mise en place d’un système de gestion des factures, il faut répertorier tous les flux entrants et sortants pour s’assurer qu’ils soient bien intégrés dans le système mis en place.
La dématérialisation des factures implique une transformation importante pour de nombreux services, il est donc important de clarifier les rôles et responsabilités de chaque personne concernée. La communication interne joue un rôle important, pour favoriser le dialogue entre les différents services, et donner toutes les clés pour comprendre la nature des changements et l’évolution des tâches pour chaque acteur de la chaîne de facturation et de gestion des factures fournisseurs.
En cartographiant ces processus, l’important est d’aboutir à une transparence totale. Cela passe par une analyse de l’existant et une projection sur le futur, en gardant en tête l’objectif essentiel de la simplicité : vous allez mettre en place des outils, c’est le moment idéal pour prendre du recul sur vos processus, vous reposer sur les bonnes pratiques et standards que les outils vous proposent. 🧐
Étape 5 – Nettoyer et structurer ses bases de données
Les données relatives à la facturation doivent être rigoureusement organisées pour passer sereinement à un système de gestion des factures dématérialisées. Il est important d’identifier toutes les sources de données à chaque étape du processus, mais également les dossiers d’archives et le rôle de chaque personne.
Une fois cette identification effectuée, l’enjeu est de centraliser ces éléments dans une base de données strictement organisée. Il est important de prendre le soin de nettoyer ces données pour se débarrasser des doublons, et d’intégrer les informations potentiellement manquantes.
L’identification des personnes et structures concernées par la facturation doit être infaillible, et organisée dans une base de données structurée autour de nomenclatures précises et de process bien documentés. 🧑💻
Étape 6 – Anticiper la reprise de données
Les meilleurs outils et processus du monde ne valent rien sans données rattachées. Or, si vous lisez cet article, il est fort possible que vous ayez non seulement à mettre en place un processus de gestion dématérialisé des factures, mais également à reprendre un existant. La simplification de vos processus évoquée plus haut vous permettra d’y voir plus clair sur les données à reprendre par rapport à celles qui n’ont pas d’intérêt, tout en respectant les contraintes légales en terme de conservation de données, de documents et de RGPD. ⚖️
Étape 7 – Former les utilisateurs
L’étape cruciale de la dématérialisation des factures est la formation des utilisateurs clés et des métiers impactés. Les opérateurs de facturation et les départements indirectement concernés, tels que le juridique et le marketing, doivent être formés pour maîtriser le nouveau système et comprendre les bonnes pratiques. Cette formation peut être dispensée par le prestataire choisi ou des formateurs internes. En investissant dans une formation adéquate, on garantit une transition fluide et une utilisation efficace de la gestion dématérialisée des factures. ✅
Étape 8 – Évaluer et évoluer
Enfin, il est essentiel de continuellement évaluer les logiciels et les systèmes numériques utilisés pour la gestion dématérialisée des factures. Les entreprises doivent rester à jour avec les dernières fonctionnalités et innovations, en veillant à ce que les logiciels utilisés soient adaptés à leurs besoins actuels. Cette évaluation continue permet d’optimiser les processus administratifs et de l’adapter aux évolutions technologiques et réglementaires. 📇
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