Le dictionnaire de la facturation électronique

En octobre 2024, l’Etat français a validé officiellement le calendrier de mise en place de la réforme qui débutera dès septembre 2026. Afin de vous accompagner au mieux, l’ensemble des articles systhen seront actualisés dès que nécessaire, en suivant les annonces gouvernementales.
Mise à jour : octobre 2024

La réforme sur la facture électronique fait la une de l’actualité. Découvrez dans cet article, tous les termes indispensables à connaître pour maîtriser le sujet avec brio ! 🧐

L’annuaire est un répertoire unique et centralisé qui permet de déterminer si l’acheteur utilise le PPF ou une PDP pour la réception de ses factures. Chaque entreprise qui recevra ses factures via le PPF ou une PDP devra être identifiée sur l’annuaire. L’annuaire sera géré par le PPF qui pourra le mettre à jour, au même titre que les PDP.

👉 Cette explication vous parait saugrenue ? Pas de panique, on vous explique plus bas à quoi correspondent tous ces acronymes 🤩

Le Business to Business désigne l’espace commercial dans lequel les entreprises échangent des produits, des services ou des informations avec d’autres entreprises.

Le Business to Consumer désigne les transactions commerciales entre une entreprise et un consommateur final. C’est une formulation que l’on retrouve dans le marketing, car elle regroupe l’ensemble des actions commerciales et marketing qui sont réalisées entre une entreprise et un particulier qui est le consommateur final.

Le Business to Government désigne les transactions commerciales entre une entreprise et une entité du secteur public. En B2G, l’acheteur public que l’on appelle « pouvoir adjudicateur » n’est pas forcément un ministère ou une collectivité territoriale. Il peut également s’agir d’une école, d’un hôpital, d’une mairie, de Pôle Emploi, de Météo-France, d’un établissement public à caractère administratif (au nombre desquels on compte par exemple les Agences Régionales de Santé ou la Bibliothèque Nationale de France). 

Cross Industry Invoice est l’un des formats de facture électronique autorisé. CII est un format XML créé dans le respect de la norme européenne EN1693, connu sous le nom de Facturation Electronique Inter-Industrie. C’est une spécification technique qui définit une norme permettant de construire des messages pouvant être échangés entre des entreprises opérant dans un contexte international.

C’est une information organisée de manière à être facilement interprétable par une machine. Elle utilise des balises et des codes pour identifier les différents éléments et leur donner un sens, ce qui permet de les classer, les trier et les utiliser de manière efficace.

La Direction Générale des Finances Publiques est une administration française qui dépend du ministère de l’Économie et des Finances. Elle est chargée de la gestion des finances publiques, notamment de la collecte des impôts, du contrôle fiscal, du recouvrement des créances publiques et de l’accompagnement des collectivités territoriales en matière financière. Concernant la facturation électronique, la DGFiP est l’interlocuteur de référence. D’ailleurs, c’est elle qui a annoncé la transition électronique actuellement en cours. 

L’Échange de Données Informatisé est un système d’échange électronique de données structurées entre deux ou plusieurs partenaires commerciaux, qui leur permet de transmettre des documents commerciaux (commandes, factures, avis d’expédition, etc.) de manière standardisée et automatisée.

Il s’agit de la transmission des données de facturation à l’administration fiscale. Ce volet s’applique aux transactions non couvertes par l’e-invoicing : transactions BtoC, livraisons et acquisitions intra-communautaires, encaissement des prestations de services.

Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du Portail Public de Facturation ou d’une autre plateforme de dématérialisation.

Le terme « e-invoicing » peut être employé pour désigner la facture électronique.

Factur-X est un format de facture électronique dit mixte ou hybride. Il combine un fichier PDF/A3 et un fichier XML pour un traitement automatisé des données dans le but d’être lisible et exploitable à la fois par les utilisateurs et par les logiciels.

Un Opérateur de Dématérialisation est un prestataire de services non immatriculé par l’état, qui offre des services de dématérialisation de factures. Les acteurs qui se positionnent comme OD sont la plupart du temps des éditeurs de logiciels de gestion commerciale, de comptabilité, d’ERP ou de GED (toujours plus d’acronymes…).

Une Piste d’Audit Fiable est un enregistrement complet et précis des transactions et des activités d’une entreprise, qui permet de retracer et de vérifier toutes les opérations effectuées, afin de garantir l’intégrité, la transparence et la conformité des opérations. Elle est souvent obligatoire pour les entreprises soumises à des réglementations strictes.

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est une plateforme privée immatriculée et certifiée par l’administration dont le rôle sera de traiter, contrôler et transmettre les données des factures électroniques à l’administration fiscale. Passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire permettra de tirer profit de nombreuses fonctionnalités.

Le Portail Public de Facturation a pour mission d’assurer l’administration de l’annuaire. Ce portail agira également comme concentrateur pour les factures et les données de facturation afin de les transmettre à l’administration fiscale. Depuis octobre 2024, le PPF ne sera plus la plateforme de facturation par défaut des entreprises. Toutes les organisations devront choisir une PDP.

Universal Business Language est l’un des formats de facture électronique autorisé. Il s’agit d’un format de fichier basé sur XML créé dans le respect de la norme européenne EN1693. Il est pris en charge par plusieurs organisations internationales et est compatible avec une grande variété de systèmes.