Est-ce obligatoire d’imprimer les factures ?

Pour une entreprise, la facture est un document comptable important, car elle atteste de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service. Le Code de commerce français rend obligatoire pour toutes activités professionnelles le processus de facturation. Elle permet d’effectuer le suivi de l’état des finances et le paiement de la TVA pour les achats de produits ou les prestations de services. Il devient évident que la facturation est au centre de la gestion d’une entreprise. Elle est utile à la fois aux services de gestion administrative, de trésorerie et de gestion commerciale.

L’action de facturer permet de prouver la réalité d’une opération. En tant que document officiel, la facture peut servir en cas de contentieux juridique et même de pièce justificative lors d’un contrôle de l’administration fiscale, d’où l’importance d’imprimer ses factures après une opération commerciale. Le livre de procédure fiscal prévoit d’importantes pénalités financières pour toutes les entreprises qui ne se soumettent pas à cette obligation.

Pour toute opération financière ou commerciale, le législateur français a prévu une obligation de facturation pour tout achat de produit ou toute prestation de services dans le cadre d’une activité professionnelle. C’est-à-dire dire que tout acheteur se doit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en fournit pas une dès la réalisation de la vente.

Les entreprises sont tenues par la loi de finance à l’archivage de leurs documents comptables dans le but de les conserver et de les rendre accessibles aux agents de l’administration fiscale tout au long de la durée légale de conservation. Les conditions de conservation des factures doivent être respectées sous peines de nullité. Les factures sont éditées sous deux formats :

Nous avons également rédigé un article complet sur les différents formats de facture électronique.

Il est courant que les factures fournisseurs qui portent des mentions obligatoires soient émises en double, l’original adressé au client et le duplicata au fournisseur. Cela permet aux deux parties prenantes d’obtenir et de conserver une preuve justificative de l’opération. Toutefois, l’émission des factures papier coûte à long terme très cher et a un impact sur l’environnement, raison pour laquelle une réforme prendra effet dès 2024.

Chaque fournisseur est assujetti à la conservation dans un délai prévu par la loi de toutes les factures émises durant l’exercice de son activité. Il concerne toutes les pièces justificatives pouvant être exploitées au cours d’un contrôle de l’administration fiscale.

Comme stipulé dans le Code de commerce, notamment à son article L123-22, les factures doivent être conservées pendant dix ans. Ce délai de conservation prend effet dès la clôture de l’exercice comptable à laquelle cette facture sera émise.

Les entreprises optent pour une externalisation des services d’archives compte tenu du volume des documents et du temps d’entreposage nécessaire. Dans le cas des factures papier, cela s’avère moins coûteux en termes d’entretien et surtout plus pratique dans le cas où un des documents est requis. S’agissant des factures électroniques, elles peuvent être stockées sur un serveur ou une unité de stockage par le gestionnaire financier. Cette dernière possibilité ne s’applique qu’aux entreprises établies dont les données sont stockées sur le territoire français.

Malgré tout, la durée de conservation d’une facture n’est pas seulement obligatoire. Ce document peut être reçu comme preuve légale au cours d’une transaction contractuelle. Afin d’éviter tout contentieux qui peut survenir après le délai légal, il est recommandé de stocker au-delà de dix ans les documents portant mention des montants significatifs et présentant un enjeu financier important pour l’entreprise. Il est interdit d’archiver les factures numérisées à l’étranger.

Cette interdiction est levée au cas où certaines précautions sont prises. Il est possible de stocker vos factures sous format numérique dans un autre État membre de l’Union européenne ou dans un pays situé en dehors de l’Union européenne s’il est établi que le pays choisi fournit des garanties en ce qui concerne l’assistance administrative et le droit d’accès aux données.

La facturation joue un rôle important dans la gestion financière de l’entreprise et elle est l’un des leviers de la gestion administrative. Elle est utilisée par l’administration fiscale dans le contrôle, le suivi des flux financiers et permet d’assurer le respect des procédures fiscales en matière d’émission de factures. La dématérialisation du processus de facturation se présente comme une solution idéale pour les entreprises. Elle a un impact sur l’économie, la stratégie et l’environnement de l’entreprise. Elle vient également automatiser et simplifier le traitement des factures. Malgré l’existence des obligations prescrites par le Code de commerce, il est possible de mettre en place des mécanismes afin de mieux se préparer à la prochaine réforme.

N’étant plus un concept nouveau pour certains professionnels, il est important pour toutes les entreprises de se préparer d’ores et déjà à la nouvelle réforme. En fonction des échéances d’implémentation déjà connues, chaque administration a la charge de créer un cadre propice et adapté afin de favoriser la transition vers l’édition des factures au format numérique. Elles peuvent déjà anticiper grâce au portail Chorus qui permet à l’État de recevoir toutes les factures électroniques adressées aux administrations publiques.

Sur le plan juridique, le contenu des factures électroniques sera encadré et celles qui sont numériques porteront désormais la signature électronique de l’entreprise émettrice afin de garantir son authenticité. La dématérialisation permettra à l’administration fiscale d’accomplir plus facilement sa mission de contrôle et de recueillir toutes les informations requises pour ses besoins.

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