Comment traiter une facture fournisseur ?

Le traitement des factures fournisseurs désigne le processus ou le schéma par lequel une entreprise s’appuie pour payer ses sous-traitants ou fournisseurs. Cette opération commence par la réception de la pièce comptable et s’achève après solde du dû avec consignation dans le grand livre des comptes. Bien que le trajet de ces pièces soit connu, le circuit parcouru est parfois fastidieux et complexe surtout lorsqu’on sait qu’elles sont envoyées sous différents formats (papier, document scanné, PDF ou EDF). De la réception à la transcription dans le logiciel de comptabilité, l’opérateur en charge court des risques substantiels. Une chose est sûre, la saisie manuelle accroît le risque d’erreurs sans oublier le risque d’oubli ou de perte de certains documents au passage. L’opération doit donc être menée avec rigueur et minutie pour éviter les pièges ou les contraintes de routine. Quels leviers actionner pour optimiser le processus pour plus d’efficacité ? Quels sont les préalables à maîtriser ? Faisons le point.

Quelle que soit l’activité ou la taille d’une entreprise, celle-ci édite et reçoit régulièrement des factures. Une facture désigne tout document chiffré qui correspond à une demande de paiement de biens ou de services livrés. Lorsqu’elle indique la somme que l’acheteur doit au fournisseur, on parle de facture fournisseur, commerciale ou de droit. Ce document contient l’identité des parties concernées dans la transaction, notamment en haut à gauche celle du vendeur et à droite celle de l’acheteur. Dans les détails, cette pièce fait état des articles vendus ou des services rendus, des prix correspondants, de la date des rendez-vous, des conditions de paiement et de livraison. De nos jours, ces pièces comptables arrivent sous différents formats : papiers déposés à la réception ou aux services dédiés, documents électroniques, scannés ou PDF envoyés par mail. Attestant de la reconnaissance après livraison que les biens ou les services ont été reçus par l’acheteur, ces pièces commerciales ont également une valeur juridique. Selon la loi, les factures en provenance des fournisseurs doivent être traitées, c’est-à-dire vérifier, comptabiliser, payer et archiver au cours d’une durée précise. Comment archiver une facture fournisseur comporte des spécificités, il en est de même si on se demande Comment enregistrer une facture fournisseur ? , n’hésitez pas à vous documenter en aval.

Traiter des factures commerciales est délicat, mais nécessaire pour l’entreprise. Dans son rôle premier, cette opération permet la gestion du flux de trésorerie afin d’assurer la traçabilité des opérations d’achat et la maîtrise des coûts. Dans un spectre plus large, elle garantit le déclenchement des paiements dans les délais des échéances prévues. Un système de traitement de facture adapté permet d’éviter des erreurs coûteuses, des fraudes et des retards de paiement à l’origine des pénalités. Pour mettre en place un processus approprié et compatible aux contraintes de l’entreprise, le schéma de traitement doit respecter une certaine chronologie.

Pour qu’une pièce comptable fournisseur soit comptabilisée par une société, il faut qu’elle soit au préalable réceptionnée par cette dernière. Qu’elle soit une TPE, une PME ou une multinationale, l’entreprise peut réceptionner les factures soit en mains propres soit par courrier électronique. Étant donné que le mode de facturation peut être différent d’un fournisseur à un autre, l’entreprise se doit de bien organiser le circuit de réception des pièces. Rien ne doit être fait au hasard, le ou les services de réception doivent être connus et puisque toutes les factures sont censées apparaître dans le logiciel de comptabilité, leur procès de dématérialisation doit également être connu.

Pour un meilleur suivi de la trésorerie d’une entreprise, chaque facture doit être comptabilisée et enregistrée. Afin d’assurer une comptabilité saine, l’enregistrement doit se faire en temps et en heure de réception des pièces. Le service ou l’agent comptable chargé d’enregistrer une facture fournisseur doit avant tout vérifier la conformité de celle-ci. Selon la loi, une pièce comptable commerciale est conforme lorsqu’elle contient les éléments ci-après :

En l’absence d’un de ces éléments, la pièce est considérée comme non valide. Une fois la validité avérée, les écritures comptables d’achat peuvent être passées. Les montants à intégrer sont de trois ordres : hors taxe, toute taxe comprise et celui de la TVA. Qu’il s’agisse de l’achat de matières premières, de marchandises ou de prestations de services, le plan des comptes a prévu un mode d’enregistrement spécifique pour chaque opération. Bien respecter les comptes à débiter et ceux à créditer permet de transcrire correctement les données de l’opération d’achat.

Rien ne garantit que toutes les factures entrantes d’une entreprise soient celles dont elle a reçu la livraison des biens ou des services. Il faut bien les vérifier avant de déclencher leur paiement. Pour s’assurer que soit facturé ce qui a été commandé et livré, l’entreprise peut mettre en place un système de vérification à deux ou trois voies. Pour le premier cas, l’agent comptable chargé du traitement des pièces met en correspondance la facture avec le bon de commande d’origine. Pour la seconde option, cet agent doit en plus se rassurer que les services ou les biens ont réellement été reçus. Quel que soit le type de système choisi, le mécanisme de contrôle peut être schématisé comme suit : comparaison par un employé des pièces comptables avec les bons de commande et autres documents y afférents, transmission à un responsable du service comptabilité une fois la correspondance avérée, consignation des factures dans le grand livre des comptes avec établissement des dates de paiement et transmission de la liste des échéanciers de paiement au responsable financier pour validation des versements. 

Le règlement d’une facture doit se faire dans le respect du délai prévu. En règle générale, le délai de règlement convenu entre l’acheteur et le fournisseur ne peut pas dépasser soixante jours à compter du jour d’émission de la facture. Il peut être de quarante-cinq jours à partir de la fin du mois et à titre dérogatoire à condition d’être mentionné dans le contrat validé par le créancier. Pour en arriver là, il est indispensable de mettre en place un mécanisme automatique de rappel. En cas de non-respect des délais, l’entreprise s’expose à verser au fournisseur des pénalités dont les modalités sont mentionnées sur la facture ou à défaut à une amende administrative d’un montant inférieur ou égal à deux millions d’euros. La sanction est systématiquement publiée sur le site de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) aux frais de l’entreprise pénalisée.

La perte de pièces comptables est l’une des raisons du conflit entre un fournisseur et son client. Il en va de la responsabilité de chacune des parties d’en conserver soigneusement son exemplaire. D’après la loi, une fois enregistrées, toutes les factures doivent être conservées durant une période de dix ans minimum. Il est judicieux de classer et d’archiver les pièces comptables de manière sécurisée afin de pouvoir les exploiter au besoin. Pour avoir un accès facile à vos factures et par la même occasion bien organiser votre comptabilité, il est idéal de les codifier. La codification peut se faire d’après un ordre défini en interne pour que chaque facture ait un numéro ou un code précis. Dès que les codes sont attribués, il ne reste plus qu’à les ranger dans les classeurs respectifs, eux aussi numérotés. Chaque entreprise peut opter pour un mode de classification de factures qui lui est propre, car il n’existe aucune obligation légale en la matière. En fonction de vos contraintes, il est possible d’utiliser un logiciel adapté ou personnalisé pour conserver en toute sécurité vos factures.

Le traitement de factures fournisseurs est un moyen efficace pour éviter les erreurs de comptabilité. Lors du processus de gestion des factures fournisseurs, tous types d’erreurs peuvent survenir. Une confusion de fournisseurs, des doublons de pièces comptables, un mauvais enregistrement et un oubli pourraient modifier le montant de la dette. Les conséquences d’un tel incident peuvent créer des soucis de trésorerie, le non-respect des délais de paiement et même la détérioration de la relation client-fournisseur. Au cours du traitement, les factures sont vérifiées, triées, codifiées et classées par catégorie, ce qui permet d’anticiper et d’empêcher ce type d’erreur. Un processus de gestion est le gage d’une comptabilité saine bien organisée et de la préservation de relations clients-fournisseurs.

Dans un objectif de sécurisation et de facilitation des opérations comptables, digitaliser les factures est un véritable atout. Toutes les entreprises françaises auront l’obligation de recevoir des factures électroniques. Pour mettre en place un tel système, il faut commencer par numériser et codifier toutes les factures fournisseurs dès leur réception. La suite logique serait d’adopter un logiciel de gestion des pièces comptables entrantes pour être bien avancé au moment venu. Au besoin, l’application installée pourra être réajustée pour s’adapter au numérique entrant. Lorsque vous agissez maintenant, vous optez pour une solution qui respectera les obligations en termes de plateforme agréée pour l’e-invoicing.

En définitive, il n’existe pas de système universel de aux sociétés. C’est à chaque entreprise de mettre en place selon ses propres contraintes un processus logique et fonctionnel pour comptabiliser avec justesse toutes ses factures commerciales. L’opération est critique au vu des erreurs qui pourraient survenir et des sanctions pécuniaires qui pourraient en découler. L’optimisation du processus de gestion des pièces comptables est un enjeu capital, car la survie économique de la société en dépend. Vous souhaitez optimiser votre processus de traitement de factures fournisseurs ?

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