BTP : les 10 raisons de dématérialiser & automatiser le traitement de vos factures.

Le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux Publics) est un domaine d’activité qui implique de nombreuses transactions et de nombreux acteurs dans les projets de construction. Dans ce contexte, une gestion efficace des factures est cruciale pour garantir la fluidité des opérations. Il est donc nécessaire de mettre en place des processus internes performants et de disposer d’outils adaptés pour faciliter le suivi et le traitement des factures.

Faisons le point ensemble sur les 10 raisons de passer à la démat’ des factures dans le BTP 👀.

Dans le secteur du BTP, la gestion des factures peut rapidement devenir chronophage avec un volume de documents à traiter considérable. En dématérialisant leur traitement, vous pouvez automatiser leur saisie et gagner un temps considérable pour vous concentrer sur d’autres activités importantes pour votre entreprise ou encore pour un repos bien mérité ! (on vous a préparé un topo sur comment traiter vos factures fournisseurs et clients)

Faire valider une facture peut être une tâche chronophage. En automatisant l’envoi des factures pour validation via un système de workflow, les valideurs peuvent mieux gérer leur charge de travail et gagner du temps.

En implémentant des workflows, vous pouvez avoir une visibilité en temps réel sur la réception, le téléchargement et le traitement des factures. Cette transparence vous permettra de simplifier votre quotidien en vous assurant un meilleur suivi et contrôle de votre processus de traitement des factures.

Suivez les coûts engagés sur un chantier en temps réel grâce aux workflows de validation. Cette fonctionnalité vous permettra de contrôler vos dépenses et de vérifier la conformité des factures avec les devis, assurant ainsi une gestion efficace de votre budget.

Grâce à des alertes automatiques, soyez avertis sur les échéances de paiements. Vous éviterez ainsi les retards de paiement et les pénalités associées. Pratique, non ?

Les gestionnaires de chantiers sont souvent en déplacement, ce qui peut rendre difficile l’envoi rapide des factures. En dématérialisant la gestion des factures, il est possible de les envoyer et de les retrouver directement via une application mobile, permettant ainsi aux gestionnaires de gérer leurs factures facilement et en tout lieu.

La dématérialisation des factures offre la possibilité de les stocker dans un format numérique sécurisé et facilement accessible. Résultat : plus de pertes de documents physiques ou de factures mal classées.

La dématérialisation est l’un des rares domaines où le retour sur investissement est significatif et quasiment immédiat. Et comme les chiffres sont beaucoup plus parlants, il a été calculé qu’en moyenne le coût d’une facture traitée manuellement coûte 15€ pour une facture entrante et en moyenne 6€ pour une facture sortante alors que le traitement d’une facture dématérialisée coûte à votre entreprise de 40 à 45 centimes d’euros.
Faites le test dès maintenant pour voir combien vous pourriez économiser !

Malgré la mise en place de dispositifs de plus en plus sophistiqués, la fraude en entreprises continue de gagner du terrain et le secteur du BTP est particulièrement concerné en raison de la complexité des projets et de la variété des acteurs impliqués. La dématérialisation des factures offre des avantages en termes de sécurité, en limitant les risques de fraudes grâce à des processus de contrôle précis. De la réception au règlement des factures, les données sont analysées et il est possible de déclencher une alerte automatique lorsqu’une modification est détectée au niveau d’un document sensible comme sur un relevé d’identité bancaire. Toute transaction inhabituelle, de part son montant ou sa fréquence, peut également faire l’objet d’une alerte en temps réel. Il est également possible de détecter des documents falsifiés ou des photographie truquées.

En date du 28 juillet 2023, l’Etat français a décidé de « reporter l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1^er juillet 2024 afin de donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie. La date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.« 

Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront recevoir leurs factures au format électronique puis progressivement les transmettre selon un calendrier de mise en place.

Anticiper est le maître-mot de cette réforme ! Dès maintenant le fait de mettre en place, au sein de votre entreprise, une solution de dématérialisation des factures vous fera gagner un temps précieux puisqu’elle se chargera de vous mettre en conformité avec les nouvelles obligations ! Pour éviter tout retard ou pression liée aux échéances de la réforme, il est crucial pour les entreprises de planifier et d’anticiper les étapes de mise en place de la facture électronique.

Vous êtes un peu perdus face à toutes les offres en matière de dématérialisation de factures ? Pas de panique ! chez systhen, nous disposons d’une expertise et d’une connaissance approfondie des solutions technologiques disponibles sur le marché et avons fais le choix d’intégrer celles qui nous paraissaient les plus pertinentes. Notre rôle est de vous fournir un accompagnement personnalisé et complet dans la mise en place de vos solutions de dématérialisation des factures. En évaluant vos besoins spécifiques, nous pourrons vous recommander la solution la plus adéquate, tout en prenant en compte vos contraintes budgétaires et les délais impartis. systhen vous aidera également à former vos équipes à l’utilisation des nouvelles solutions et vous proposera un suivi régulier pour en assurer son bon fonctionnement !