Les limites du P2P manuel et l’opportunité de l’automatisation
En tant qu’entreprise optimiser vos processus d’achat est un super levier à ne pas négliger pour rester compétitif, gagner en croissance, en productivité et en optimisation ! L’automatisation du Procure to Pay (ce bon vieux P2P) s’impose de plus en plus comme une solution idéale pour simplifier, fluidifier et accélérer les différentes étapes de votre cycle d’achat. A la clé : une meilleure collaboration avec vos fournisseurs, une plus grande visibilité et ainsi des partenariats stratégiques beaucoup plus optimisés.
On vous a donné l’eau à la bouche avec cette petite intro ? Bingo, car dans cet article nous allons revoir, dans les grandes lignes la définition du P2P, ses grandes étapes, les avantages de l’automatisation pour vos relations fournisseurs et surtout : comment arriver à l’automatiser. Allez, c’est partiiii 🙌.
Qu’est-ce que le cycle Procure to Pay (P2P) ?
Le cycle Procure to Pay, aussi appelé Purchase to Pay, couvre l’ensemble des étapes liées à la gestion des achats d’une entreprise, de la demande initiale à la validation du paiement. Ce processus structuré est essentiel pour garantir une gestion efficace des approvisionnements et des paiements.
Les étapes principales du P2P :
💡Chacune de ces étapes joue un rôle clé dans la relation avec les fournisseurs, car tout retard ou erreur peut engendrer des tensions, voire compromettre les partenariats.
La p’tite info systhen 👀
Le Purchase to Pay se distingue du Source to Pay, ce dernier intégrant une dimension supplémentaire : le sourcing. En effet, le Source to Pay ne se limite pas à l’optimisation des ressources disponibles, mais englobe également l’évaluation des relations fournisseurs ainsi que le suivi de l’exécution des contrats.
Le P2P traditionnel et son automatisation
Lorsque le cycle P2P repose encore sur des processus manuels, les entreprises rencontrent des difficultés qui peuvent affecter leur compétitivité et ça, c’est vraiment pas cool😥.
Des erreurs trop fréquentes
Les saisies manuelles de données augmentent le risque d’erreurs dans les bons de commande ou les factures. Selon une étude de Deloitte, environ 20 % des factures manuelles présentent des anomalies, entraînant des retards et des conflits.
Le p’tit conseil systhen 👀
Grâce à des outils de reconnaissance de caractères (OCR) et d’apprentissage automatique, les informations des factures et des bons de commande sont extraites et validées automatiquement, réduisant ainsi les anomalies à moins de 5 % selon les données de l’industrie.
Le manque de visibilité
L’absence d’outils centralisés rend difficile le suivi des commandes et des paiements. Ce manque de transparence peut générer des incompréhensions avec les fournisseurs et fragiliser la confiance.
Le p’tit conseil systhen 👀
Les tableaux de bord centralisés permettent un suivi en temps réel des factures, des commandes et des paiements. Cela garantit une transparence totale et facilite la prise de décision.
Retards de paiement
Les processus trop longs, comme la validation de multiples signatures, la perte de documents, les doublons, etc. peuvent malheureusement dégrader petit à petit vos relations et engendrer des retards de paiements 😥.
Le p’tit conseil systhen 👀
En automatisant les workflows de validation, les délais sont réduits, permettant des paiements dans les temps ou même anticipés !
Communication inefficace
Sans outil collaboratif, la gestion des réclamations ou des ajustements devient complexe. Les fournisseurs peinent à obtenir des réponses rapides, ce qui peut impacter leur propre gestion de trésorerie.
Le p’tit conseil systhen 👀
En automatisant au maximum les tâches chronophages, vos collaborateurs se concentrent sur des tâches stratégiques plutôt que sur des opérations administratives répétitives, gagnent en souplesse et en sérénité pour des relations avec vos fournisseurs apaisés.
Pour ceux qui aime le concret, voici un petit exemple d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) :
Prenons l’exemple d’une entreprise manufacturière de l’industrie automobile, qui a transformé sa gestion des achats et des factures pour améliorer son efficacité et réduire ses coûts. Voici les résultats clés obtenus grâce à cette digitalisation :
Comment l’automatisation améliore la relation avec les fournisseurs ?
Une gestion fluide et fiable du cycle P2P a un impact direct et durable sur la qualité des relations fournisseurs. Grâce à l’automatisation :
Il est possible de programmer des paiements anticipés. Sans oublier que les plateformes automatisées offrent aux fournisseurs un accès direct à l’état des commandes et des paiements. Et enfin, cerise sur le gâteau : moins d’erreurs signifie moins de litiges !
Automatiser votre processus P2P s’intègre aussi dans une démarche plus complète d’automatisation de vos factures fournisseurs 👀.
Les outils et solutions pour automatiser le P2P
On ne peut que vous présenter une solution leader dans la gestion du P2P : InvoiceHUB by Yooz qui offre une automatisation complète, de la demande d’achat au paiement final. Avec une intégration fluide à plus de 250 ERP, elle simplifie les processus complexes et garantit une conformité totale tout en étant sur-mesure.
Critères de sélection :
Formations InvoiceHUB
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Le p’tit mot de la fin
C’est maintenant clair (enfin, on l’espère), l’automatisation du cycle Procure to Pay ne se limite pas à une simple amélioration des processus internes : elle transforme la relation avec les fournisseurs en un atout stratégique. En réduisant les erreurs, en respectant les délais et en favorisant une communication fluide, les entreprises établissent des partenariats solides et durables. Automatiser vos processus est un super levier de transformation digitale, qui rend l’organisation plus agile 😍.
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