Qu’est-ce qu’un flux documentaire en entreprise ?

Aujourd’hui le numérique est présent partout au sein d’une entreprise mais qui dit évolution vers du numérique dit « hybridité ». Et oui, les entreprises, quelque soit leur taille et leur structure, doivent gérer des flux 100% numériques comme des emails par exemple et des flux papier : courrier entrant, devis, factures, etc. Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc appréhender ces deux sources de flux et optimiser la gestion des documents. En effet, les documents traités quotidiennement peuvent très vite constituer un énorme volume et traiter tous ces flux, si les collaborateurs sont mal préparés ou mal équipés peut faire perdre un temps précieux.

Vous nous voyez venir, c’est là que l’importance d’une bonne gestion documentaire entre en jeu et bonne nouvelle : nos experts, qui vous accompagnent dans tous vos projets, sont de la partie ! Voyons ensemble les différents flux d’une entreprise et l’importance d’une bonne automatisation de leurs traitements 🙌

Une bonne gestion documentaire implique une bonne maîtrise des flux documentaires entrants et sortants. Ces flux concentrent les documents au format papier ou numérique qui entrent dans une entreprise et ceux qui en sortent. Parmi ces documents, on peut citer les factures fournisseurs, les factures clients, les bons de livraison, les bulletins de paie, les contrats, les réclamations, les rapports et bien d’autres. Dès leur arrivée dans l’entreprise, les documents entrants font l’objet d’un premier traitement pour être triés, transférés, aux différents services concernés. S’ils sont arrivés sous un format papier, ils peuvent être numérisés ou archivés en l’état. Une fois qu’ils sont dans l’entreprise, ces documents peuvent être ajoutés à des flux automatisés de documents circulants.

Les flux documentaires circulants sont des documents dématérialisés ou sur format papier interne à l’entreprise. Tous les documents utilisés au sein des entreprises sont classés dans cette catégorie. Ils peuvent être envoyés par une autre entreprise ou être intégrés au système par les employés de l’entreprise elle-même. Il s’agit par exemple des factures fournisseurs qui iront au service comptabilité, puis suivront un traitement ce qui déclenche le paiement du fournisseur. C’est aussi le cas des factures clients, qui éditées par le service de comptabilité, déboucheront sur un contrat co-signé par le service commercial. On distingue également dans cette catégorie la commande client qui passe par le service commercial. Celle-ci crée un bon de commerce qui passera par le service de livraison.

En fonction de sa nature, chaque document est traité différemment. Le traitement de chaque document a un début (date de sa réception dans l’entreprise ou de sa création par les employés) et une étape de fin. Cette fin peut être la destruction ou la suppression du document, son transfert vers une autre entreprise ou son archivage. Les documents archivés intègrent les flux documentaires dormants.

Les flux documentaires dits dormants concernent les documents ou fichiers qui ne sont plus traités, mais doivent être conservés pour être consultés dans le futur. Ces documents ne sont pas détruits ou supprimés. Ils font l’objet d’un archivage et restent consultables.

La durée de conservation des flux documentaires dormants varie en fonction de plusieurs facteurs. La législation en vigueur prévoit à cet effet que certains documents doivent obligatoirement être conservés sur une durée minimale. C’est le cas des factures clients que les entreprises doivent conserver pendant plus de 10 ans au regard des textes de droit commercial. Les conditions et les délais de conservation des factures peuvent être revus à la hausse dans certaines situations et le non-respect de ces obligations légales peut entraîner des sanctions.

Même si les entreprises optent pour une digitalisation complète, la gestion manuelle des flux documentaires papier est encore présente dans les entreprises. L’automatisation de cette gestion des documents est un processus simple d’intégration qui permet d’économiser du temps sur les tâches chronophages telles que la fouille des archives, la distribution du courrier, la validation des documents et bien d’autres !

La gestion électronique documentaire ou GED comme DocumentHUB est l’outil à intégrer au sein de son entreprise pour une gestion optimale de tous ces flux ! Les documents déjà numérisés intègrent le logiciel de façon instantanée. Ce logiciel traite les documents automatiquement et les distribue aux services concernés. Les documents sous formes numériques sont envoyés sous forme de lien sécurisé pour permettre un téléchargement par le destinataire. Enfin, ces documents peuvent faire l’objet d’un archivage numérique pour être consultés dans le futur.

L’automatisation ainsi que le workflow documentaire permettent de rechercher facilement l’emplacement des documents et d’avoir un état d’avancement du traitement des flux circulants. Grâce à cette automatisation, la marge d’erreur est minime, voire inexistante. La gestion électronique des documents (GED) s’adapte à toutes les entreprises !