Quelles sont les bonnes pratiques pour le classement des documents ?

Les bonnes pratiques de classement de documents représentent un ensemble de démarches effectuées au sein d’une organisation dans le but d’identifier, classer et ordonner les dossiers. Elles permettent d’éviter la perte d’un document et font gagner du temps en cas de recherche prolongée d’un fichier. Ces techniques sont mises en place pour faire face aux pertes d’informations dans le processus de traitement des documents. Les méthodes de rangement proviennent de la Grèce Antique où elles étaient utilisées pour retracer les naissances, les plans cadastraux et les textes de loi. Au fil des années, cette pratique n’a cessé de se diversifier et s’est modernisée pour faire face aux obstacles courants comme celui de l’espace pour l’entreposage physique de document ou gérer les documents administratifs. Les solutions informatiques, puisqu’il s’agit d’elles, sont venues révolutionner la manière dont les documents sont gérés en entreprise avec les logiciels de stockage et de gestion adaptés. Une organisation qui se veut efficiente doit mettre un accent sur l’optimisation des méthodes de classement des dossiers physiques en saisissant les opportunités qu’offrent les solutions numériques.

La méthode de classement des fichiers d’une entreprise dépend principalement du flux de documents à traiter. Chaque organisation se doit d’optimiser la gestion des documents en raison de ses nombreux bénéfices. On distingue plusieurs ordres de classement des dossiers dont les plus utilisés sont :

Ces différentes techniques permettent aux entreprises d’être plus compétitives sur le marché concurrentiel, plus réactive aux requêtes des clients et surtout plus productives.

Une bonne classification documentaire facilite non seulement le fonctionnement administratif d’une organisation, mais répond aussi à une obligation juridico-légale. Des documents classés servent de preuve en cas de contestation ou de sollicitation de l’administration fiscale dans le cadre d’un contrôle.

Le domaine de l’organisation administrative nécessite une bonne pratique du classement, du rangement et de l’archivage des documents. Ces trois termes, utilisés de manière interchangeable, possèdent chacun leur particularité. Le classement est le processus intellectuel et matériel qui sert à organiser les éléments contenus dans un dossier. Il faut par la suite rédiger l’outil qui permet de retrouver les documents selon le processus établi. La classification hiérarchisée et explique les catégories sur le plan contextuel, administratif et historique des documents créés qui permettent de les distinguer les uns des autres. Il est préférable de les placer sur des supports destinés à les accueillir selon leurs natures.

Le rangement correspond à une structuration matérielle des dossiers sur des supports matériels (armoires, des classeurs, tiroirs) ou digitaux (disques durs, clés USB, le cloud). La disposition des documents dans ce cas n’implique pas un classement quelconque, les dossiers peuvent ainsi être placés de manière anarchique, comme c’est le cas lorsque leur destruction est à venir.

L’archivage consiste à classer et ranger les documents après leur usage immédiat pendant une période, arrêtée par la loi selon leurs domaines d’application, dans le but d’une utilisation ultérieure éventuelle. Au bout du temps légal requis, le choix revient au propriétaire de disposer de ces dossiers selon sa volonté et pour la plupart, ces archives sont détruites après avoir été numérisées selon les standards nationaux et internationaux.

 Le numérique constitue un nouvel enjeu stratégique pour les entreprises à plusieurs égards. Elle accélère le traitement des dossiers et la correspondance entre collaborateurs, peu importe leurs localisations géographiques. L’archivage bénéficie aussi de cette révolution grâce aux appareils et logiciels spécialement conçus à cet effet. Il résout le problème du stockage volumineux, véritable coût en infrastructure et en énergie pour les entreprises. Les archives numériques diminuent également les impressions papier au sein des bureaux avec des économies de production pour les entreprises à la clé. L’exploitation des archives numériques reste sujette à l’utilisation d’un terminal électronique, situation handicapante en cas d’absence d’énergie prolongée. Est-ce pour autant que le stockage numérique doit remplacer de manière totale celui du papier au sein des organisations ?

L’archivage papier ou physique souffre d’une rumeur de disparition face aux multiples optimisations qu’offre le numérique. La menace du tout numérique sur le papier n’est pas à craindre en raison de l’importance de ce format au sein des administrations publiques pour les points avec lesquels il est possible d’établir sa fiabilité. Le recours aux archives traditionnelles est d’ailleurs requis lors de la soumission des documents comptables envers les autorités publiques, même en cas de fourniture de pièces électroniques conformes. Il est donc important de bien classer et ranger les dossiers afin de pouvoir les ressortir en cas de nécessité, car même le classement des fichiers numériques doit être fait selon un ordre précis.

La GED (Gestion Électronique des Documents (GED) est un système informatisé qui intègre l’organisation, le classement et le traitement d’informations et des documents numériques au sein d’une organisation. La mise en place de cette technique de gestion se fait au moyen d’un logiciel spécialisé qui prend en charge le stockage, la recherche, la diffusion et le partage des documents.

L’organisation des services d’une entreprise n’étant pas parallèle, il est récurrent que les employés laissent passer des coquilles et des erreurs tout au long du processus de traitement des flux circulants. Les doublons, les documents mal rangés et difficiles à retrouver ou l’absence de conformité en matière de numérisation peuvent très vite ralentir le fonctionnement général de l’entreprise et mettre en péril le du travail d’équipe et de la productivité de celle-ci. Avec l’aide de la GED, il est possible d’organiser des dossiers selon des plans de nomination et de rangement au sein du système sur un espace de stockage dédié.

Cette approche consiste à organiser sa les documents d’entreprise selon une structure en forme d’arbre précise et des sous-dossiers en cascade. 

Organiser un système de GED en dossiers et sous-dossiers revient à planifier la gestion de documents suivie d’une hiérarchisation en cascade. Cela revient à regrouper des documents dans des sous-dossiers qui seront aussi insérés dans un autre dossier, ainsi de suite jusqu’au dossier principal. Le risque survient généralement lors du prolongement des dossiers qui à la longue peuvent prêter à confusion lors du rangement. L’imbrication multiple peut devenir une source de frustration pouvant amener l’utilisateur à être réticent à l’avenir. Le recours aux métadonnées permet d’éviter une situation de confusion, peu importe la méthode de classement utilisée.

Le recours au classement par métadonnées permet d’éviter l’encombrement, car elle est adaptée pour une organisation par dossier spécifique et fait usage d’un dossier unique avec des catégorisations données. Une fiche comprenant les différents index doit être établie afin d’identifier facilement les documents au sein du dossier. Il est possible par la suite de retrouver un document, une fois un critère affilié à son indexation inséré dans un moteur de recherche.  La limite observée avec ce mode d’organisation est l’absence d’une vue d’ensemble par laquelle l’utilisateur peut apprécier la totalité des fichiers archivés.

La bonne approche en matière de classification de donnée consiste à mettre sur pied une démarche permettant de :

Une procédure automatisée permet à chaque utilisateur de l’entreprise de s’habituer à un système de classement homogène, mais il ne faut pas exclure une séance de formation à l’utilisation du logiciel pour tout le personnel.