Peu importe la taille d’une organisation, la documentation représente l’élément important dans son fonctionnement, car elle favorise un meilleur échange d’informations internes et externes. Avec la transition vers le numérique, la gestion documentaire est de fait un enjeu majeur pour les entreprises. Elle représente un ensemble de processus de gestion et d’organisation de documents au format électronique à l’aide d’une base de données existante. Elle comprend aussi des supports au format papier qui sont numérisés puis transférés vers un stockage électronique. Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises pour leur permettre de digitaliser leurs gestions documentaires afin de s’arrimer au processus de dématérialisation initié par l’État. Afin de réussir ce challenge, il est incontournable de repenser la communication et l’organisation interne afin de définir de nouveaux processus permettant de centraliser les flux documentaires. Ces derniers vont ainsi être utilisés comme levier de gestion pour planifier la stratégie de l’entreprise.
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L’emploi du terme anglais « document management » permet de désigner une administration de documents avec un contrôle des flux entrant et sortant. Elle a pour but principal le traitement, l’agencement et le stockage des documents entrants ainsi qu’une mise à disposition des flux de document endormi (documents stockés avec la possibilité de les consulter). Lorsqu’elle est bien mise en place, elle permet de réduire les coûts d’exploitation et le temps perdu à réaliser des tâches chronophages.
La gestion documentaire étant une tâche assez difficile, les professionnelles des systèmes d’information ont mis sur pied des systèmes électroniques de gestion documentaire qui viennent résoudre le problème d’optimisation des flux de documents. Elles visent particulièrement à assurer le traitement des tâches chronophages et l’automatisation de la gestion manuelle des données d’entreprise.
La solution de traitement de document industrialisé a été développée pour faire face au processus de dématérialisation des procédés de traitement et d’archivage de documents transmis (e-mail, fax, courriel) et reçu (facture, assurance, impôts, etc.). Elle présente l’avantage d’améliorer le suivi de la relation client et réduit les coûts alloués à l’émission des documents d’entreprise.
Une tâche de plus en plus compliquée
La mise en place d’un processus de gestion documentaire fiable et sécurisé permet de garantir la sécurité des informations qui circulent dans une entreprise. La gestion de l’information se résume de façon globale à la collecte, la gestion et le stockage structuré d’un ensemble de données qui concourent au fonctionnement d’une organisation. Pour se faire, il est important de définir une planification permettant à chaque maillon de la chaîne de traitement de connaître son rôle et sa mission.
Selon une récente étude menée dans plusieurs sociétés privées, plus de 32% des informations utilisées en entreprise sont erronées ou incomplètes. Ceci s’explique notamment par le fait que les données circulent par plusieurs postes de traitement suivant l’organigramme de la structure, ce qui multiplie ainsi les risques d’erreur. Une mauvaise gestion documentaire peut engendrer une perte de temps pour les employés, la suppression ou la perte de document, des pertes financières pour l’entreprise. Elle représente un coût financier important pour l’entreprise. La GED (Gestion Électronique de Document) permet de faire face à toutes ses difficultés et se présente comme l’une des solutions les mieux adaptées pour les organisations de petite taille, même si elle représente un coût important et non négligeable.
Anticipez la dématérialisation
La dématérialisation est un processus qui consiste à remplacer les supports de gestion matériels par un ensemble de fichiers numériques. Depuis plus de 02 ans, les entreprises sont soumises à l’obligation de la gestion électronique des documents. Il n’en demeure pas moins un sujet complexe qui nécessite que les entreprises soient bien préparées.
Dès 2024, les entreprises devront être prêtes à recevoir, générer et traiter les factures sous format électronique tout en leur donnant une valeur légale (authenticité, lisibilité et intégrité). Ce nouveau procédé permettra à l’administration fiscale d’avoir le plein contrôle sur l’activité financière de chaque entreprise et de lutter efficacement contre la fraude à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). Dans le souci d’anticiper au mieux le processus de dématérialisation, les entreprises doivent mettre en place des outils afin de garantir au mieux la traçabilité du processus de facturation. Elles devront également préparer toute l’équipe de traitement des flux circulants à l’utilisation des logiciels de gestion électronique afin d’en garantir la fluidité de toute la chaîne. Cette obligation légale de numérisation reste bénéfique pour l’entreprise. Toutefois, elles doivent bien anticiper sa mise en place et se faire assister par des professionnels en cas de besoin.
La dématérialisation vient ainsi faciliter la gestion des entreprises, qu’elles soient publiques ou privées, cette digitalisation des processus de traitement présente des avantages à la fois pour l’entreprise et pour le contrôle effectué par l’administration fiscale. Bénéficiez d’un accompagnement sur mesure par des experts de l’archivage en nous contactant dès maintenant !
