Comment gérer les documents administratifs ?

La gestion de la documentation d’une société est une tâche assez complexe qui nécessite du temps et une certaine exigence en matière d’organisation. En effet, l’entreprise produit et reçoit une quantité non négligeable de documents de divers ordres qu’il faut trier, ranger, conserver soigneusement et archiver. Un bon classement des documents permet d’éviter une perte de temps inutile lors d’une recherche particulière. Concernant l’étape de conservation, elle peut être temporaire ou définitive, et cela, en fonction de la valeur du document. Qu’il s’agisse de factures, de bail, de location, de contrats de travail, de numéro de Siret ou de contrats d’assurance, le Code de commerce et le Code civil prévoient des durées réglementaires et obligatoires de conservation. Du rangement à l’archivage, il existe des procédés prédéfinis qui peuvent se faire de façon manuelle (archivage dans des classeurs physiques) ou automatisée grâce à une GED (numérisation de tous les papiers et rangement dans des classeurs numériques). Quelle que soit la méthode choisie, une mauvaise gestion est un risque pour l’entreprise.

Il est difficile de parler d’administration sans faire référence à la documentation, car cette dernière régit le fonctionnement de l’autre. Toutefois, il est important de noter que la gestion de flux de documentaire est entièrement liée au fonctionnement de l’entreprise. En effet, une mauvaise gestion des documents administratifs peut mettre à mal le fonctionnement de l’entreprise à différents niveaux. Des papiers inutiles en surnombre, un enregistrement au mauvais endroit ou une suppression par erreur d’un fichier entraînent automatiquement une perte de temps pour les salariés lors des recherches et par conséquent génèrent des coûts financiers importants pour l’entreprise qui se retrouve à payer des heures non productives aux employés. Des pièces comptables (factures, bons de commande ou reçus de caisse) ou juridiques (actes notariés, statuts) importantes peuvent être perdues mettant l’entreprise en difficulté juridique en cas de survenu d’un litige avec un client ou un fournisseur.

La mauvaise conservation des documents administratifs peut exposer l’entreprise à une amende de 5000 euros tel que prévu par l’article 1734 du Code général des impôts. Dans un mode de gestion anarchique, les documents sont souvent stockés et archivés dans des emplacements libres d’accès et sans sécurité comme le poste de travail d’un employé, exposant ainsi les informations stratégiques de la société à une cyberattaque ou une divulgation externe de la part d’un collaborateur. Au vu des risques encourus, la gestion des archives administratives doit suivre un processus logique et cohérent pour éviter toutes situations jugées indésirables.

Tout d’abord, il est important de préciser que la gestion des archives administratives est une tâche chronophage qui exige méthode, rigueur et professionnalisme. De leurs émission ou réception jusqu’à leur destruction, le processus de gestion des documents peut être organisé en quatre étapes :

La conservation des documents n’est pas optionnelle pour l’entreprise, mais plutôt régie par une obligation légale sur une durée de 2 à 10 ans, voire même indéfiniment selon la nature et l’importance du document. Une fois le délai de conservation écoulé, l’archive peut alors être détruite. La destruction des documents qui représente l’étape ultime de la gestion documentaire est du ressort de l’archiviste qui, malgré le délai de conservation écoulé, doit encore se rassurer de l’utilité du document avant sa destruction. Les archives obsolètes et inutiles peuvent être jetées à la poubelle ou brûlées en fonction des informations qu’elles contiennent ou du coût alloué à la destruction.

Les risques liés à la gestion manuelle des documents administratifs ont amené les professionnels à rechercher des solutions fiables et mieux adaptées pour un management efficace. La nécessité d’une automatisation des processus métiers s’est fait ressentir et la GED a donc vu le jour. La GED (Gestion Électronique des Documents) est un mécanisme par lequel l’ensemble des documents importants d’une entreprise est numérisé et stocké de manière à être facilement utilisé. Pour un volume de données important, il est recommandé de centraliser toutes les informations afin de les rendre immédiatement accessibles par les différents utilisateurs, quel que soit leur poste de travail. Telle une salle d’archive, le dossier de métadonnées ou logiciel de gestion des données est compartimenté de manière à faciliter l’accès du document recherché par l’utilisateur. Cette solution permet de rassembler les documents et de les classer exactement comme dans une salle d’archives traditionnelle, mais cette fois-ci sous un format électronique. La création d’une GED peut être résumée en trois étapes : une phase de collecte au cours de laquelle les données sont capturées et traitées, le stockage et la diffusion. Cette opération est soumise à des contraintes qu’il convient de prendre en compte pour garantir la fiabilité du système, son accessibilité et sa sécurité.

Il existe deux modes d’archivage des documents en entreprise, la méthode manuelle (avec des documents au format papier) et le procédé numérique (utilisé dans le souci de numériser les documents avant de les archiver).  Quel que soit le mode choisi, l’archivage permet de répondre à trois nécessités primordiales :

La sécurisation des données est rendue possible grâce à une restriction d’accès du lieu de stockage. La mise à disposition d’un code d’accès est un impératif pour la traçabilité des consultations de données stratégiques.

En définitive, il est plus que nécessaire de gérer efficacement les flux circulants, car une gestion des documents administratifs de l’entreprise garantit une excellente productivité de celle-ci. Cette gestion efficace permet aussi de fluidifier la chaîne de traitement interne de l’entreprise. Vous souhaitez mettre en place un système de gestion documentaire adapté aux contraintes de votre entreprise ? Contactez nos professionnels dès maintenant.