Facture électronique : vos questions, nos réponses !

Une facture électronique (ou e-invoicing) est une facture qui est émise, transmise et reçue sous un format électronique structuré (article 289 bis de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021). Le document s’inscrit dans un cadre légal afin que son authenticité, sa lisibilité et son intégrité soient respectés.

Attention : une facture,au format PDF, imprimée, scannée et envoyée par e-mail n’est pas une facture électronique !

L’émission de factures électroniques va progressivement concerner :

– toutes les entreprises établies en France

– et assujetties à la TVA (redevables ou non de la TVA)

La mise en place de cette réforme a pour objectifs de :

– Lutter contre la fraude à la TVA en ayant une connaissance en temps réel des factures émises par les contribuables français pour vérifier que la TVA collectée est bien reversée dans les temps impartis.

– Simplifier la vie des entreprises grâce au pré-remplissage automatique des déclaration de TVA, en optimisant les délais de paiement et en fluidifiant les processus.

– Avoir une meilleure connaissance de la compétitivité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions gouvernementales en matière de contrôle et de politique économique et fiscale.

Le e-reporting, au délà d’être le nouveau terme à intégrer dans ses conversations quotidiennes, c’est l’obligation de transmission des données de transaction et de paiement à l’administration, via une plateforme de dématérialisation.

Les opérations suivantes sont concernées :

– Les transactions BtoC : prestations réalisées entre une entreprise et un consommateur final.

– Les transactions BtoB à l’international : opération réalisée entre une entreprise française et une entreprise non établie en France.

Outre les mentions obligatoires courantes à intégrer sur les factures, les factures électroniques doivent comporter quatre nouvelles mentions obligatoires :

– Le numéro SIRET ou SIREN de votre client devra apparaître sur vos factures, s’il s’agit d’un professionnel.

– L’adresse de livraison des biens : si celle-ci est différente de l’adresse de facturation.

– La nature de l’opération : sa catégorie devra être indiquée (livraison de bien, prestation de services, mixte).

– L’option pour le paiement de la TVA : si la taxe d’après les débits est optée, la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » devra figurer.

Retrouvez dans cet article, toutes les mentions obligatoires à indiquer sur vos factures.

Trois formats de facture électronique seront admis par le PPF (Portail Public de Facturation) dans le cadre de la réforme de la facture électronique de 2024.

– Le format Cross Industry Invoice (CII) ;

– Le format Universal Business Language (UBL) ;

– Le format hybride Factur-X

Le PPF est un portail en ligne conçu pour centraliser les données de facturation, les contrôler et les transmettre à l’Administration Fiscale. Il assurera également la gestion de l’annuaire central d’identification des entreprises.

Cette plateforme publique remplacera Chorus Pro et assurera un service gratuit minimal : réception des factures au format normalisé, dépôt, transmission.

👉 Il pourra convenir notamment aux entreprises traitant un faible flux de factures !

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est une plateforme de services immatriculée et certifiée auprès de l’Administration Fiscale. Ces plateformes devront obligatoirement proposer : la saisie de données, le dépôt d’une facture et la transmission des factures à partir d’un fichier structuré.

Ce type de plateforme propose également des fonctionnalités complémentaires telles que :

– le service de conversion de formats qui permettra aux entreprises de conserver leurs formats de factures.
– la transmission des factures au format mixte ou structuré aux PDP ou PPF du destinataire.
– l’extraction et transmission des données requises à l’Administration Fiscale.
– la gestion des statuts des factures.
– l’enrichissement de l’annuaire central pour le compte de leurs clients.

👉 Une PDP offre des fonctionnalités plus avancées que le PPF. Elle simplifie au maximum vos processus de traitement et d’échange de factures tout en respectant les contraintes légales !

Un Opérateur de Dématérialisation est un prestataire non immatriculé, offrant des services de dématérialisation de factures. Les acteurs qui se positionnent comme OD sont souvent des éditeurs de logiciels de gestion commerciale, de comptabilité, d’ERP ou de GED par exemple.

Attention, un Opérateur de Dématérialisation n’est pas reconnu comme PDP par l’Administration fiscale ! Complémentaire à une PDP, il assure un rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation dans la mise à disposition et la collecte des factures.

👉 Un Opérateur de Dématérialisation n’a pas la capacité de transmettre vos factures au PPF ni d’en extraire leurs données : il est chargé de réceptionner les factures et restituer les données de facturation à la PDP et dans un format défini, en collaboration avec le client.

Si le passage à la facture électronique obligatoire peut être perçu comme une obligation légale, elle permet aux entreprises de pouvoir bénéficier de nombreux avantages qui leurs permettront de faire de cette réforme, une réelle opportunité :

– Un gain de temps considérable sur le traitement des factures
– Une réduction significative des coûts
– Une traçabilité optimale des factures
– Une sécurité renforcée dans la gestion quotidienne
– Une transition facilitée vers la facture électronique

Retrouvez ces avantages en détails 👉 juste ici.

En cas de non-respect des nouvelles obligations liées à la facture électronique, des sanctions spécifiques seront appliquées.

– 15€ par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique, avec un plafond de 15000€ par année civile.
– 250€ en cas de non-respect à l’obligation de e-reporting, plafonnée à 15000 par année civile.

La mise en place de l’obligation de réception et de transmission des factures électroniques se fera progressivement en 3 étapes :

– 1er juillet 2024 : toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques. Les Grandes Entreprises devront également émettre les factures par voie électronique.

– 1er janvier 2025 : l’obligation d’émission s’étendra aux entreprises de taille intermédiaire.

– 1er janvier 2026 : l’obligation d’émission s’étendra aux entreprises de petite et moyenne taille.

Voici les 5 étapes pour anticiper la réforme dès aujourd’hui :

– Constituez votre groupe de travail

– Faites un état des lieux de vos processus, outils et contraintes

– Définissez les critères de la solution qui répondra à vos besoins

– Faites-vous accompagner

– Initiez votre projet dès que possible

Pour voir en détail ces différentes étapes, vous pouvez consulter notre article dédié au sujet.

Alors que se profile à l’horizon la réforme fiscale 2024 de la facture électronique, la question est désormais de savoir vers quelle plateforme de dématérialisation de vos factures électroniques vous orienter. Dans la jungle, terrible jungle des solutions qui vous sont proposées, systhen est là pour vous aider à identifier la plus adaptée à vos besoins. Découvrez dans cet article comment nous vous accompagnons pour choisir votre solution de facture électronique.