Secteur public : pourquoi gérer vos demandes entrantes avec une GEC ?

Dans une étude Archimag de 2024, 72% des répondants se sentent en difficultés face à leur gestion documentaire complexe et chronophage. Pourtant, seulement 35% sont équipées d’un logiciel de GEC pour optimiser leurs processus.

Si le traitement de vos courriers, formulaires ou e-mails est une tâche fastidieuse ou source d’erreurs et que vous manquez d’outils performants pour traiter ces flux rapidement et en toute sécurité, cet article peut vous apporter des réponses. Et oui, vous allez y découvrir comment une solution de Gestion Electronique du Courrier peut optimiser votre GRU (Gestion Relation Usager) et GRC (Gestion Relation Citoyen) sur le long terme 🙌.

Nos clients du secteur public (collectivité, université, mairie, etc.), nous exposent souvent les mêmes problématiques concernant la gestion de leurs documents. La gestion des flux entrants présentes plusieurs défis majeurs, tel que le manque de centralisation des demandes à cause de l’absence de processus automatisés. Cela conduit à une mauvaise communication interne et entrave l’accès efficace à l’information.

Une gestion documentaire inadaptée à vos besoins complique la collaboration entre vos services, créant frustrations et insatisfaction pour vos équipes et vos clients. Les erreurs et non-conformités peuvent entraîner des problèmes contractuels et des litiges juridiques. Et le traitement de vos dossiers ralentit, augmentant les risques liés à la saisie manuelle et aux fuites de données.

Sans visibilité ni contrôle en temps réel, comment anticiper et corriger les dysfonctionnements ? 🤔

Face à ces enjeux, adopter une solution de GED devient essentiel pour sécuriser et optimiser votre organisation🫡.

La mise en œuvre d’une Gestion Électronique des Courriers efficace repose sur plusieurs étapes clés :

1. Numérisation des documents : Conversion des documents papier en formats numériques pour faciliter leur manipulation et leur stockage.

2. Classement et indexation : Organisation logique des documents à l’aide de métadonnées pour simplifier leur recherche et leur récupération.

3. Stockage sécurisé : Hébergement des documents dans un environnement protégé, garantissant leur intégrité et leur disponibilité.

4. Gestion des accès et des droits : Définition précise des permissions pour chaque utilisateur, assurant que seuls les personnels autorisés accèdent aux informations sensibles.

5. Workflow et collaboration : Mise en place de processus automatisés pour le traitement des documents et facilitation de la collaboration entre les équipes.

6. Archivage et conformité : Conservation des documents selon les normes légales en vigueur, avec des mécanismes garantissant leur authenticité et leur pérennité.

7. Recherche et récupération : Utilisation d’outils de recherche avancés permettant un accès rapide et précis aux documents souhaités.

L’adoption d’une solution de GEC vous permet de gagner du temps en centralisant vos documents et en facilitant leur accès. Comment sécurisez-vous actuellement vos données et gérez-vous les droits d’accès ? Avec un système de chiffrement et une gestion stricte des autorisations, vous renforcez la protection de vos informations tout en garantissant la conformité réglementaire, simplifiant ainsi vos audits et réduisant les risques.

En optimisant la collaboration entre vos agents grâce à des workflows automatisés et des outils de partage en temps réel, même à distance, vous améliorez également la gestion de la relation usager et citoyen. Et si on ajoute que cela réduirez vos coûts et votre empreinte écologique en limitant l’usage du papier et en automatisant vos processus. Êtes-vous prêt à franchir le cap d’une organisation optimisée ? 💜

DocumentHUB by Cotranet est une solution de GED/GEC utilisant la technologie de notre partenaire et éditeur français Cotranet à laquelle nous associons notre casquette d’intégrateur. Les équipes systhen vous accompagnent de manière sur-mesure pour déployer cette solution logicielle modulaire et clé en main dans votre organisation ✨.