Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ? 

On commence par une petite définition toute simple ? La dématérialisation des documents est, comme son petit nom l’indique, un processus qui permet de numériser tous les documents papiers d’une entreprise ! Grâce à ce processus, les sociétés en France basculent de plus en plus du document papier vers un format numérique, voire une formule « zéro papier » pour les plus intrépides d’entre nous. Ce processus, pour être complet, s’accompagne de la Gestion Electronique des Documents (GED) qui va permettre aux entreprises de gérer, stocker, modifier et transférer les documents.

Si au début, les entreprises émettaient des réserves vis-à-vis de ce processus, bingo : la dématérialisation documentaire est dans les normes. La dématérialisation fait désormais partie intégrante de la transformation digitale des entreprises, quels que soient leurs tailles et les services administratifs. Vous l’avez compris : la tendance est au tout numérique. Dans cet article, nous allons voir ou revoir ensemble les avantages de la dématérialisation des documents ! Vous êtes prêts ?

L’usage et l’archivage des documents papier sont un exercice fastidieux, redondant et puis surtout : les documents au format papier sont encombrants et difficiles à organiser. Avec la dématérialisation des documents, vos collaborateurs auront plus de temps pour réaliser d’autres missions. Par exemple : réunir toutes les factures et autres documents sur un logiciel offre un accès facilité, en quelques clics ! Les équipes travaillent ainsi plus vite et peuvent modifier, archiver et transmettre les documents en un clin d’oeil 😉 (il est pas mal notre clin d’oeil, non ?).

La transformation digitale permet également de gagner en réactivité et de fluidifier les échanges entre les collaborateurs d’une même entreprise (en interne) ou avec les clients (en externe). Avec une solution de GED, les salariés d’une entreprise peuvent accéder aux données de leur entreprise où qu’ils le désirent, dès qu’ils ont une connexion internet !

Une société ayant effectué sa transition digitale devient ainsi plus compétitive.
💡 Exemple : une société spécialisée dans la logistique qui se dématérialise offre la possibilité aux collaborateurs d’avoir une meilleure traçabilité des marchandises, en temps réel, de localiser un véhicule de transport et même d’établir un devis à partir d’une tablette, d’un Smartphone ou d’un ordinateur.

Est-ce que vous saviez qu’une entreprise qui engage son processus de dématérialisation se met en phase avec les exigences du gouvernement ? Et oui, la dématérialisation des processus facilite les échanges avec les administrations.

Le grand sujet du moment pour les directions financières ou générales des entreprises, c’est le passage obligatoire à la facture électronique à l’horizon 2026. Pour celles et ceux qui ne savent pas encore de quoi on parle, on vous récapitule tout dans 👉 notre livre blanc sur la facture électronique.

Cette réforme n’est pas qu’une obligation. C’est une réelle opportunité pour les entreprises de dès à présent faciliter son travail quotidien, améliorer la gestion de sa trésorerie ou encore les relations avec ses clients et fournisseurs. Pour mieux comprendre, vous pouvez lire notre article sur les bénéfices à tirer de la mise en place d’une solution de facture électronique.

⚠ Petit point d’alerte : aujourd’hui les entreprises sont dans l’obligation de se mettre en règle ! En effet, le non-respect de l’application de la loi des finances de 2021 sur la dématérialisation des factures expose les prestataires à des sanctions.

Le remplacement des supports papier en format numérique a l’avantage de vous faire réaliser des économies. Une entreprise qui adopte la dématérialisation met fin à des dépenses liées à l’impression, à l’achat de l’encre et des feuilles, à l’entretien des imprimantes ou à des coûts de stockage importants. Très souvent en entreprise, certains corps de métier doivent assurer une organisation chronophage de ces documents et ne peuvent pas se concentrer à 100% sur des missions à plus haute valeur ajoutée !

Le gain d’espace : celui-ci est un super argument en faveur du numérique ! Les salles d’archives dans les entreprises sont très souvent encombrées, mal-éclairées ou difficiles d’accès. Grâce à la dématérialisation, vous gagnez une place considérable et avec les solutions de GED, fini les casse-têtes dans la salle d’archives : tous les documents sont stockés et parfaitement indexés.

La dématérialisation permet de limiter les risques de perte ou de vol de vos documents. En effet, les fichiers numériques sont sauvegardés sur des serveurs sécurisés et protégés par des mots de passe. Les solutions de GED limitent aussi les risques de divulgation d’informations confidentielles. Des niveaux d’accès différents peuvent être générés offrant la possibilité de limiter l’accès aux informations sensibles.

La dématérialisation des documents permet aussi de limiter les risques de falsification de documents. Les fichiers numériques peuvent être protégés par des signatures électroniques et des certificats de sécurité, ce qui permet de garantir l’intégrité des documents. Les documents numériques, signés électroniquement, ont la même valeur probante qu’un document signé à la main !

Point bonus, même si ce n’est pas infaillible : la dématérialisation limite également l’exposition de vos documents aux risques d’incendie ou de dégâts des eaux.

Les considérations écologiques font partie intégrante de la vie des entreprises et la RSE devient un véritable enjeu. Chaque année, des milliers de tonnes de documents sont jetés et la plupart du temps, ces papiers ne sont pas recyclés 😥.

La dématérialisation n’est pas toute rose et il reste beaucoup de chemin à parcourir mais le numérique offre une utilisation plus raisonnée du papier, même si son fonctionnement s’appuie sur une consommation électrique.