La gestion électronique des documents (GED), ça vous parle ? Oui, vous savez ce super logiciel qui permet de centraliser, d’organiser et de sécuriser toutes vos données et documents essentiels. Mais, là où la magie opère vraiment, c’est lorsqu’elle est intégrée avec vos autres systèmes comme les ERP, CRM ou encore vos logiciels métier.
Interconnecter l’ensemble de votre système d’information et choisir une solution de GED vous permettant de centraliser tous les flux peut durablement faire évoluer et améliorer vos pratiques organisationnelles. Fini la multiplicité de logiciels, le manque de communication entre les services ou des prises de décision complexes et sans visibilité. En connectant la GED à vos ERP, vos CRM, et vos outils industriels, vous créez un écosystème numérique complet qui simplifie la gestion de vos flux documentaires. On vous explique ?
Découvrez également pourquoi une bonne gestion des documents et des contenus est-elle essentielle dans l’industrie ?
L’intégration GED-ERP : améliorez la gestion de vos données et vos processus métiers
Centralisation des données pour une gestion documentaire optimisée
Dans une entreprise, le système ERP centralise généralement la gestion des informations opérationnelles. Il permet d’accéder en temps réel aux données critiques pour les départements tels que les achats, la production, les finances ou la logistique. Cependant, un ERP seul ne gère pas l’ensemble du cycle d’un document, ses versions, validations ou archivage… Vous l’avez deviné, c’est là qu’intervient l’intégration d’une solution de GED en apportant une centralisation documentaire complète et structurée. Découvrez comment faire pour mettre en place une bonne Gestion Electronique de Document.
💡La GED permet de stocker, d’organiser et de récupérer tous les documents clés directement depuis votre ERP. Cette centralisation évite les silos d’information et garantit que toutes vos équipes travaillent avec des données actualisées et cohérentes. L’accès instantané à ces documents améliore également la prise de décision et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée !
Deux exemples à retenir 👀
Tous vos documents types bons de commande, factures fournisseurs, fiches produits ou plans techniques peuvent être rattachés en un clin d’œil aux transactions correspondantes dans votre ERP. Grâce à la GED, si on prend l’exemple du service des achats, il pourra également traiter une commande plus rapidement si tous les documents requis, comme les devis ou les contrats, sont disponibles dans un seul et même espace.
Automatisation des workflows et réduction des erreurs
L’une des forces de l’intégration GED-ERP réside dans l’automatisation des workflows documentaires. De nombreuses tâches administratives répétitives : l’approbation de factures, la gestion des commandes ou le suivi des inventaires, peuvent être automatisées via des processus prédéfinis dans la GED. En dématérialisant ces flux, l’entreprise réduit considérablement les temps de traitement et le risque d’erreurs.
💡Dans un système intégré, une facture peut être automatiquement comparée avec un bon de commande et un bon de réception dans l’ERP, ce qui déclenche un processus d’approbation automatisé. Si toutes les informations concordent, la facture est validée sans intervention humaine, ce qui permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éviter les erreurs de saisie manuelle.
De plus, cette automatisation permet de gérer les exceptions de manière plus efficace. Si une incohérence est détectée (par exemple, une divergence entre le prix sur la facture et celui indiqué sur le bon de commande), le système alerte immédiatement les utilisateurs concernés et génère un workflow pour résoudre le problème.
Amélioration de la conformité et de la traçabilité
Dans les secteurs industriels, la conformité réglementaire est souvent un facteur clé. Les entreprises doivent être en mesure de prouver la traçabilité de chaque transaction et document, qu’il s’agisse de la gestion des matières premières, des produits finis ou des échanges avec les fournisseurs. L’intégration GED-ERP garantit que toutes les informations relatives à un produit ou une transaction sont conservées dans un référentiel sécurisé, ce qui facilite les audits et assure la conformité avec les réglementations en vigueur.
L’exemple dans l’industrie agroalimentaire à retenir 👀
Par exemple, dans l’industrie agroalimentaire, il est impératif de pouvoir retracer l’origine d’un produit à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement. L’intégration GED-ERP permet de stocker et de lier les documents de contrôle qualité, les certificats de conformité et les rapports de tests aux lots de production correspondants. En cas d’audit ou de réclamation, les équipes peuvent rapidement accéder à l’historique complet d’un produit, ce qui améliore la transparence et la fiabilité des processus.
Intégration GED-CRM : Améliorer la relation client
Accès instantané aux informations clients
Avoir un bon service client, c’est avant tout avoir des informations à jour et bien classées, afin d’apporter un soin particulier à chaque interlocuteur 😍. Un CRM centralise déjà les données liées aux clients (interactions, contrats, devis) et l’intégration d’une GED vient enrichir ces informations en ajoutant tous les documents pertinents au sein du CRM.
Grâce à cette intégration, vos équipes commerciales peuvent accéder instantanément à tous les documents associés à un client (contrats, offres, correspondances) depuis une seule interface. Cette facilité d’accès améliore la réactivité des équipes, qui n’ont plus besoin de chercher des informations dans plusieurs systèmes différents. Elles peuvent ainsi se concentrer davantage sur la satisfaction des clients, des partenaires et des fournisseurs et la gestion proactive des relations.
Grâce à ce super combo, votre équipe commerciale peut rapidement accéder à l’historique complet des échanges, consulter les contrats signés ou les offres précédentes, et répondre aux questions du client avec précision. Cela permet non seulement de renforcer la confiance, mais aussi d’accélérer le processus de décision.
Automatisation de la gestion documentaire client
Outre l’accès rapide aux informations, l’intégration GED-CRM permet aussi d’automatiser les processus documentaires. Par exemple, lorsque le client signe un contrat, celui-ci peut être automatiquement enregistré et classé dans la GED, puis partagé avec les équipes concernées (juridique, finance, etc.). Les processus de suivi (renouvellement de contrat, approbation de devis) peuvent également être automatisés !
💡Point bonus : l’automatisation réduit non seulement les délais de traitement, mais améliore également la traçabilité et la conformité des documents contractuels.
Intégration GED et outils métiers dédiés à l’industrie : optimisation des opérations de production
Sécurisation et traçabilité des documents industriels
L’intégration GED-logiciels métier garantit également la sécurité et la traçabilité des documents techniques. Dans un environnement industriel, les documents techniques et les rapports de maintenance doivent être accessibles en permanence tout en étant protégés contre les pertes ou les accès non autorisés.
L’information à retenir 👀
Avec une GED intégrée, chaque document technique est non seulement stocké de manière sécurisée, mais il est aussi tracé : chaque modification est enregistrée, permettant de suivre l’évolution des documents et d’assurer leur conformité avec les normes en vigueur. Cela facilite également les audits et renforce la sécurité documentaire !
Le p’tit mot de la fin
L’intégration de la GED au cœur de votre système d’information est une super opportunité à ne pas négliger. Vrai maillon central, la GED s’interconnecte avec vos systèmes ERP, CRM et logiciels métier pour former un écosystème numérique harmonisé où toutes les informations circulent de manière fluide entre les différents systèmes. On dirait un peu un monde enchanté par vrai ? 🤩
Centralisation des données, automatisation des processus métiers, réduction des erreurs, amélioration de la conformité et de la traçabilité, ainsi qu’une meilleure collaboration entre les équipes… les avantages sont nombreux. Améliorez votre compétitivité et optimisez l’utilisation de vos ressources humaines et technologiques grâce à la GED.
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