Industrie : comment la GED vous aide à mieux gérer vos documents et à vous conformer aux réglementations ?

Pour le secteur industriel, la conformité réglementaire est bien plus qu’une simple formalité. Et oui, dans un environnement en perpétuelle évolution, marqué par des normes de qualité, de sécurité, d’environnement, et des réglementations strictes, chaque entreprise industrielle doit être en mesure de justifier, à tout moment, qu’elle respecte les obligations légales. Pourtant, gérer cette montagne de documents administratifs et techniques tout en assurant une traçabilité impeccable peut vite devenir un véritable casse-tête 😣. 

C’est là qu’intervient la gestion électronique des documents (GED). Véritable levier de transformation digitale, la GED ne se contente pas de dématérialiser les documents. Elle en centralise la gestion, sécurise les informations et surtout, facilite le respect des normes réglementaires. Dans cet article, nous allons voir comment la GED aide les entreprises industrielles à faire face à ces défis, à minimiser les risques et à se concentrer sur leur cœur de métier. 

Une GED interopérable, vous offre la possibilité de s’interconnecter avec l’ensemble de votre système d’information et outils métiers (ERP, CRM, etc.). Par exemple, les documents liés aux commandes clients, aux factures ou aux bons de livraison peuvent être automatiquement archivés et associés à des projets en cours. Cela garantit une cohérence des informations entre les systèmes, ce qui améliore la réactivité opérationnelle, facilite le pilotage de vos données et assure une sécurité de vos datas, dans un circuit fermé.

Une GED est aussi multi-canale, c’est-à-dire qu’elle gère l’ensemble des flux entrants qu’ils soient digitaux (e-mail, facture, PDF etc.) ou physiques comme vos courriers.

💡Pour en savoir plus sur la manière d’assurer cette organisation efficace, découvrez les 5 avantages d’une GED intégrée à vos processus métiers.

Lorsque l’on parle de GED on pense tout de suite à la centralisation de ses documents au même endroit, c’est un peu LA fonctionnalité phare de la gestion électronique. Comme dans beaucoup d’organisations, la gestion de documents dans les entreprises industrielles est fragmentée entre différents services (qualité, production, commercial, achat, etc.) et plusieurs lieux, ce qui complique la traçabilité et la mise à jour des informations critiques. Vous équipez d’une GED c’est l’assurance de regrouper tous les fichiers (plans de production, rapports de conformité, fiches de sécurité, etc.) sur une seule plateforme accessible à tout moment. Cela facilite leur gestion, réduit le risque de perte d’information et assure que les documents sensibles soient disponibles, notamment en cas de contrôle ou d’audit.

💡Pour en savoir plus sur cette centralisation, consultez notre article sur les solutions GED pour une gestion optimisée des documents.

Comme dans beaucoup de secteurs, l’industrie ne fait pas exception : vous devez traitez des documents spécifiques par centaine, voire millier (plans de production, rapports de conformité, etc.) et les faire transiter entre différents départements en version numérique ou papier. La GED, vous l’avez compris, centralise tous vos documents et en plus, grâce au module de recherche avancée, vous gagnez un temps précieux quand on sait qu’en moyenne une personne passe 7h30 par semaine à rechercher ses documents 😣 (selon l’AIM – étude 2020). Localisez rapidement vos documents grâce à des filtres précis (mots-clés, dates, auteurs, etc.) et en quelques secondes, les utilisateurs peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin, ce qui améliore la productivité et réduit les délais liés aux recherches documentaires.

Dans l’industrie, certains documents doivent suivre des procédures strictes de validation avant d’être archivés. Le module de gestion des flux documentaires de la GED permet de configurer des workflows prédéfinis qui automatisent ce processus. Par exemple, un rapport d’audit est automatiquement envoyé aux responsables concernés pour approbation, et une fois validé, il est classé dans le répertoire approprié.

Le respect des normes telles que l’ISO 9001, ISO 14001 ou les certifications spécifiques à un secteur est essentiel pour les entreprises industrielles. S’équipe d’un GED permet ainsi d’automatiser le suivi des exigences réglementaires et de s’assurer que tous les processus documentaires sont conformes aux standards requis. La GED réduit aussi les risques d’erreurs, accélère la circulation des documents et facilite la collaboration des équipes quel que soit leurs lieux de travail.

Le secteur industriel est sans doute l’un des secteurs traitant le plus de données confidentielles nécessitant une attention particulière. La GED garantit que vos documents sensibles sont protégés et cloisonnés par des accès restreints et des systèmes de cryptage, préservant ainsi l’intégrité des informations. Archivez également tous vos documents sur la même plateforme : gagnez en sécurité et en facilité de recherche de vos informations !

Être en conformité, c’est aussi avoir ses documents toujours à jour et suivre en un clin d’œil les modifications qui peuvent être réaliser. Grâce au module de versioning de la GED, chaque modification apportée à un document est enregistrée, y compris les versions antérieures, et permet de tracer chaque étape du cycle de vie des fichiers. Cela garantit une traçabilité complète, indispensable pour les audits et la conformité aux normes ISO.

Le suivi des modifications et la traçabilité offrent un autre avantage clé : la gestion simplifiée des audits. Les informations sont accessibles en temps réel, et les auditeurs peuvent facilement vérifier la conformité des documents, qu’ils soient dans des dossiers actuels ou dans les archives. Grâce à la centralisation des données et à la traçabilité, les audits sont simplifiés et les non-conformités rapidement identifiées et corrigées.

💡Pour mieux comprendre l’impact de la GED sur la conformité, explorez l’importance de la GED dans la gestion des certifications ISO.

Avec les technologies d’OCR (reconnaissance optique des caractères) et d’ICR (reconnaissance intelligente des caractères), la GED permet d’automatiser l’extraction des données des documents physiques ou numériques. Les informations sont alors automatiquement triées et classées au bon endroit, réduisant ainsi les risques d’erreurs de saisie et libérant du temps pour les équipes, qui peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Un autre avantage majeur de la GED est la possibilité de suivre en temps réel l’état des documents et des processus à travers des tableaux de bord et des rapports automatisés. Les entreprises peuvent ainsi obtenir une vue d’ensemble sur les documents en cours de validation, les éventuelles non-conformités, ou encore les audits à venir. Ces indicateurs permettent de prendre des décisions éclairées et d’anticiper les besoins en conformité.

La gestion électronique des documents (GED) est une clé essentielle pour optimiser le suivi de vos documents, leur exploitation et surtout, vous assurer que toutes vos données sont à jour et bien classées. En centralisant vos documents, en automatisant vos processus et en vous offrant une traçabilité parfaite, la GED aide les entreprises, et notamment les industries, à réduire les erreurs, à améliorer leur productivité et à répondre rapidement aux audits et contrôles réglementaires. Une fois que l’on sait tout ça, l’un des enjeux est enfin de bien choisir sa solution de GED ! Pour cela, nous vous conseillons de vous tourner vers une GED multi-modules, interconnectable avec vos outils déjà en place et surtout le plus personnalisable possible. D’ailleurs, on serait ravie de vous présenter notre solution DocumentHUB by Cotranet.