Le fonctionnement des entreprises se trouve optimisé lorsque celles-ci parviennent à gérer la collecte, le stockage, l’identification et la gestion des documents en peu de temps. La rapidité, l’efficacité dans la recherche de l’information, l’assurance de trouver un fichier et de pouvoir l’imprimer sont des facteurs qui permettent aux entreprises de gagner du temps. Aujourd’hui, à l’ère de la numérisation et de la digitalisation, la gestion de tout ce qui est papier est inefficace, laborieuse pour les professionnels et a un impact négatif sur la productivité. Il existe de plus en plus de solutions performantes, simples et efficaces pour le traitement et la gestion des documents.
Vous êtes une entreprise ? Vous n’avez pas encore mis en place un système efficace pour gérer votre flux documentaire ? Vous voulez savoir comment procéder pour réussir la mise en place d’un système de Gestion Électronique des Documents ? Parcourez cet article !
La Gestion Électronique des Documents adaptés aux besoins des utilisateurs !
Pour rester compétitives et maximiser leur productivité, les entreprises optent autant que possible pour des services et des outils performants. De nombreux systèmes voient le jour pour assurer la Gestion Électronique des Documents. Il existe un article spécifique concernant la définition de GED. Les utilisateurs sont appelés à adapter leurs outils de travail à l’évolution des besoins des sociétés. Les demandes de ces derniers deviennent de plus en plus spécifiques tout en gardant une certaine flexibilité. Il devient essentiel de réduire le taux d’investissement en matière d’argent et de temps dans l’utilisation de ce type de système. Au vu de l’évolution rapide de la technologie, les méthodes employées par les entreprises, doivent suivre ce changement.
Les entreprises doivent anticiper et comprendre leurs besoins. Pour se faire, elles peuvent réaliser un audit documentaire de leurs flux documentaires. On compte deux phases de flux documentaires dans une entreprise. Il s’agit dans un premier temps de cartographier l’environnement documentaire et d’analyser les pratiques existantes. En fonction des besoins et des objectifs identifiés, l’audit permet d’imaginer et de mettre sur pied une solution GED adaptée aux réalités des entreprises. L’audit permet également d’améliorer le process documentaire tout en répondant aux besoins des utilisateurs.
La GED dans les différents secteurs
Le logiciel GED est mis en place pour permettre aux professionnels de réaliser un gain de temps significatif en productivité, en qualité et en délais. Pour être efficace, la gestion électronique des données doit être adaptée au secteur d’activité de la société. Elle doit prendre en compte les problématiques du métier pour répondre aux préoccupations des utilisateurs. La GED concerne les fonctions et les activités qui produisent et exploitent des documents en haut volume, pouvant justifier une automatisation de leur gestion. Du secteur industriel aux sociétés du tertiaire en passant par les administrations, les systèmes de Gestion Electronique des Documents s’adressent à tous types d’activités professionnelles.
On les retrouve dans les secteurs des banques et finances, des biosciences, des bureaux d’études, de construction, du BTP, du génie civil, des travaux publics, de l’industrie, de l’administration publique et du secteur juridique. Ils apportent aux grands groupes, PME ou TPE des bénéfices considérables. La création d’une base de données et l’archivage des documents peuvent être utilisés pour les bons de livraison, les factures, les courriers. La GED permet de mettre en relation les personnes d’une même entreprise pour gagner en pertinence lors des recherches ou du traitement d’une information.
Identifier les différentes étapes de la Gestion Electronique des Documents
La solution GED permet de réduire de manière considérable ou de supprimer l’utilisation des documents sous forme de papier dans une entreprise. Sa mise en place demande rigueur et préparation. Réussir son intégration est synonyme de gain de productivité, d’espace et d’économie. Plusieurs étapes sont nécessaires à sa mise en place, de l’acquisition des documents, de leur indexation, de leur stockage à leur diffusion au sein de la société.
Bien comprendre les étapes de la GED est primordiale pour que la mise en place soit bien structurée. Sans système de GED performant, les entreprises peuvent par exemple :
• Avoir du mal à retrouver des documents
• Avoir des doublons
• Perdre du temps
• Créer de la frustration chez les collaborateurs
• Avoir un risque de non-conformité
Adapter la solution GED aux besoins de votre entreprise
Avoir une solution GED adaptée aux besoins d’une entreprise, c’est mettre en place un système de GED le plus pertinent par rapport aux processus et aux activités d’une société. Dans les faits, différents éditeurs proposent des solutions développées spécifiquement pour des secteurs d’activité bien déterminés. Ces solutions offrent des fonctionnalités ajustées au processus de ces métiers. Par exemple, un logiciel GED créé pour la gestion d’une entreprise industrielle n’a pas les mêmes configurations que pour une utilisation au sein d’une administration publique et vice-versa.
Pendant la préparation du projet de dématérialisation des documents, les données sont recueillies et les avantages plus précis. Ces deux indicateurs permettent de mesurer l’impact du service pendant une période dite de test. Ensuite, il est possible de procéder à des ajustements sur le contenu exact du logiciel. Pour votre entreprise, optez pour une approche par métier (logiciel GED par service) ou un système transversal pour gérer toute l’entreprise.
Assurer la sécurité des données lors de l’archivage des documents
La sécurisation des documents est l’un des enjeux majeurs des entreprises. Sous forme physique, les documents sont stockés et archivés dans des espaces dédiés ou protégés par des mesures particulières. Les garder sous cette forme constitue un risque majeur. Le papier peut facilement être détérioré ou détruit lorsqu’il est exposé à l’humidité ou au feu. En cas de sinistre, les documents de l’entreprise sont mis en péril d’où la nécessité d’optimiser leur protection. La numérisation est la première étape vers la sécurisation de la documentation d’une société. Une fois sous la forme numérique, la documentation peut être archivée. Nul besoin d’avoir des espaces ou du personnel pour le rangement. L’archivage numérique nécessite une infrastructure complètement différente. L’utilisation d’un coffre-fort électronique est la solution idéale. Il protège les documents de l’entreprise contre le piratage, les vols et les virus informatiques. Le coffre-fort numérique est un instrument de service de sécurité, car il permet d’assurer la sécurité des fichiers numériques sensibles en limitant l’accès à certaines personnes.
Pour optimiser la sécurité d’un système de gestion électronique des documents, il faut adopter quelques bonnes pratiques. Il s’agit par exemple du cryptage des données lors de l’envoi des fichiers entre deux serveurs afin qu’ils ne soient pas interceptés. Il est aussi recommandé de chiffrer les documents ou d’utiliser des signatures électroniques.
Comment mesurer la réussite de son projet de gestion électronique des documents ?
La mise en place de tout projet stratégique n’est pas à prendre à la légère, car elle implique une véritable préparation. Sa réussite nécessite une bonne adaptation de la part de l’entreprise et la bonne prise en compte des besoins des utilisateurs. Dans le cas d’une solution GED, après l’intégration du logiciel à l’entreprise, une évaluation est recommandée pour faire état de son efficacité.
Pour mesurer la réussite d’un projet de gestion électronique des documents, il faut prendre en compte le gain de temps. En effet, la GED dispose d’une fonction de classement ou de navigation sur un moteur de recherche. Ce logiciel permet de retrouver facilement des fichiers archivés sans faire de grands efforts. En deuxième lieu, il faut évaluer les aspects économiques. La dématérialisation proposée par la GED permet de réduire le nombre d’employés pour la gestion des archives et l’optimisation des espaces, car l’entreprise ne loue plus les box de stockage pour conserver les documents.
Aujourd’hui, la dématérialisation des documents est une nécessité pour les entreprises. En plus de simplifier la conservation des dossiers ou de faciliter la recherche des fichiers, elle permet de réduire les temps de traitement des commandes ou des fichiers. Pour tout savoir sur la Gestion Électronique des Documents ou intégrer un système GED dans le fonctionnement de votre entreprise, faites appel à notre équipe pour que l’on voit ensemble la solution la plus adaptée.
