La dématérialisation des notes de frais consiste à remplacer le processus traditionnel de gestion des notes de frais papier par une gestion électronique. Cela permet d’automatiser et de rationaliser les processus de saisie, de validation et d’archivage. Découvrons ensemble les 4 raisons de dématérialiser vos notes de frais !
Les notes de frais en chiffre
Chaque salarié perdrait en moyenne 30 minutes à gérer ses notes de frais.
*Selon une étude réalisée par SAP Concur.
47% des employés grossissent leurs NDF de 10-15€/ mois en moyenne.
*Selon une étude réalisée par Sales Cloud Team.
Que dit la loi sur la dématérialisation des notes de frais ?
Depuis mars 2017, l’administration fiscale autorise la conservation des factures au format numérique et donc la dématérialisation des notes de frais. Depuis mai 2019, l’URSAFF permet aux entreprises de se passer de reçus papier pour la gestion de leurs frais professionnels. Ces lois ont permis d’alléger la charge de travail qui concerne la gestion des notes de frais.
La durée de conservation des notes de frais
Une durée de conservation de 6 ans est requise à compter de la date à laquelle les justificatifs ont été établis ou reçus, qu’ils soient stockés en local ou dans le cloud.
Les critères à respecter pour passer à une gestion numérique des notes de frais
L’article A102 B-2 du Livre des procédure fiscales fixe les critères suivant pour gérer de façon dématérialisé vos notes de frais :
Ces critères doivent impérativement être respectés et démontrés en cas de contrôle.
4 raisons de dématérialiser ses notes de frais
Pourquoi perdre du temps à saisir ses notes de frais quand une application peut le faire pour vous ? Une simple photo de votre justificatif via votre téléphone ou votre tablette suffit. Puis, votre solution de dématérialisation choisie pourra reconnaitre et extraire instantanément les données de votre justificatif et remplir les informations (date, montant, devis, taxes) dans votre plateforme.
Une fois intégrées sur votre plateforme de dématérialisation, les notes de frais seront immédiatement soumises pour validation aux personnes concernées et pourront être approuvées ou rejetées en un clic. Pour le manager et le service comptable, les contrôles seront facilités grâce à une vue d’ensemble des justificatifs. Pour le collaborateur, leur défraiement seront obtenus plus rapidement.
La fraude aux notes de frais est très fréquente et l’empêcher constitue un véritable enjeu. La dématérialisation des notes de frais permet d’avoir une vision claire des dépenses de vos salariés et pourront être intégrées automatiquement dans votre logiciel comptable.
Les notes de frais dématérialisées offrent un niveau de sécurité largement supérieur à l’archivage des notes de frais papier. Les risques de détérioration et de perte de documents sont totalement supprimés. De plus, archivées au format numérique, leur pérennité est assurée.
Zeendoc, la GED qui facilite la dématérialisation de vos notes de frais
La solution de Gestion Electronique de Documents Zeendoc est la solution idéale pour dématérialiser vos notes de frais. En utilisant l’application mobile, les collaborateurs peuvent photographier leurs justificatifs avec leur téléphone et les envoyer automatiquement dans l’application. La solution les classera alors automatiquement, reconnaitra toutes les données importantes (date, montants, prestataire, etc) et les dépenses sont envoyées au manager pour validation. Enfin, les données seront automatiquement intégrées dans le logiciel comptable.
