L’emploi du terme workflow est de plus en plus fréquent en entreprise. Si l’on entend très souvent parler de workflow de formulaire, workflow de métier ou de workflow documentaire, certains n’arrivent pas à savoir s’il existe une réelle différence entre ces termes. Quoi qu’il en soit, la finalité d’un workflow est de parvenir à un résultat plus rapide et plus satisfaisant grâce à l’automatisation des processus métier. Cette recherche d’un meilleur système de gestion concerne tous les services de l’entreprise, ressources humaines, relations clients, finance et comptabilité. Qu’il s’agisse de la validation d’un document ou d’une demande, la diffusion en masse d’informations ou encore d’une donnée recueillie à partir d’un formulaire, la modélisation de la gestion documentaire permet de créer un parcours type, selon l’activité, afin d’exécuter les tâches dans un ordre logique et chronologique pour parvenir au résultat escompté.
Le workflow ou gestion du flux de travail
De façon simple, le workflow permet de formaliser les tâches récurrentes au sein de l’entreprise. C’est un processus de gestion qui repose sur une succession d’étapes séquentielles ou parallèles. L’objectif visé ici est de modéliser l’ensemble des opérations à effectuer en mettant en évidence les différents acteurs du processus métier. Une fois établie, la bonne gestion du flux de travail entraîne la prise en charge efficace des tâches et leur exécution dans les délais impartis.
Un workflow doit décrire avec précision un enchaînement d’opérations tout en mettant en évidence les modes de traitement de chaque tâche et les délais à respecter. Il est d’autant plus important qu’il fournit à chaque collaborateur les informations nécessaires à la réalisation d’une tâche. Le workflow documentaire correspond à la circulation des documents d’un utilisateur à un autre. Le circuit peut être séquentiel, c’est-à-dire que le document passe d’un intervenant à un autre sans condition ou plus complexe et donc conditionné par des métadonnées. Dans ce cas, l’on peut par exemple préciser que le document est envoyé à un utilisateur uniquement si les conditions définies par l’administrateur système sont respectées.
Le bon fonctionnement d’une entreprise repose aussi sur la gestion d’un flux documentaire. Améliorer la gestion de documents demande avant tout d’analyser et comprendre le fonctionnement et les habitudes de l’entreprise et de ses acteurs. Une étude minutieuse des procédures actuellement en cours va aboutir au choix des axes d’amélioration et des actions à mener pour un résultat optimal.
Automatisation des étapes du workflow
Si le digital reste encore un mystère pour de nombreux entrepreneurs, il est désormais évident que c’est l’un des meilleurs moyens d’améliorer le fonctionnement d’une entreprise. La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système de gestion automatique qui prend en charge le traitement, le classement, le stockage et la mise à disponibilité de documents.
Finis les papiers qui se perdent, se détériorent ou sont introuvables pendant des heures. Avec la plateforme de GED, les données sont centralisées, stockées au même endroit et facilement partagées avec les différents acteurs intervenant dans la chaîne opérationnelle. Cette standardisation permet de se mettre en conformité avec la loi.
De façon concrète, le recours à la GED offre un important gain de temps, des économies sur le budget, une amélioration de la productivité avec la réduction des tâches administratives et plus de sécurité dans l’archivage et le traitement de données. De la création à l’archivage, la dématérialisation de la gestion des documents vient optimiser la productivité tout en réduisant les délais de traitement et en évitant les erreurs.
Il est encore plus intéressant d’opter pour un système de GED sécurisé, conçu pour tous les processus électroniques de traitement avec une signature électronique valide sur le plan juridique. L’outil prend automatiquement en compte les durées légales de conservation et les échéances de suppression d’informations. L’automatisation des tâches permet de dégager du temps pour d’autres activités nécessaires au fonctionnement de l’entreprise et déclenche automatiquement les autres étapes de suivi du traitement du document. Aucune étape n’est ignorée et tous les acteurs sont informés dès l’arrivée d’une nouvelle tâche. La gestion électronique du workflow documentaire est donc indispensable pour bénéficier d’importants avantages concurrentiels.
Les solutions systhen
Depuis plusieurs années, nos équipes apportent aux entreprises une expertise dans la gestion automatisée de workflow documentaire. Sachant que la dématérialisation de documents prend encore ses racines dans beaucoup de structures, nous proposons des solutions sur-mesure adaptées à chaque métier, chaque marché et chaque usage. L’objectif principal étant d’optimiser la gestion documentaire des entreprises en réduisant les processus chronophages et répétitifs.
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