La gestion des fiches de paie en format papier est devenue une véritable problématique pour de nombreuses entreprises. Selon une étude de l’APEC, près de 50% des entreprises déclarent perdre des fiches de paie chaque année, et un tiers d’entre elles déclarent avoir déjà été victime de vol de fiches de paie. Si la fiche de paie dématérialisée présente des caractéristiques intéressantes telles que la sécurité, l’efficacité, l’accessibilité du document, elle permet également de réduire son impact écologique.
Dans cet article, nous aborderons en détails les avantages liés à la dématérialisation de vos fiches de paie ainsi que les étapes à suivre pour implémenter leur dématérialisation dans votre entreprise ! On y va ?
Que dit la loi ?
Les avantages de la dématérialisation des fiches de paie
La dématérialisation des fiches de paie offre de nombreux avantages pour les entreprises :
La dématérialisation des fiches de paie permet de les protéger contre les risques de vol ou de perte et ainsi de réduire les risques de piratage de 63%. Cela représente un gain considérable vis à vis des différentes données sensibles qu’elles peuvent comporter.
En utilisant des logiciels de dématérialisation, les entreprises peuvent automatiser la création, la validation et la distribution des fiches de paie, éliminant ainsi les erreurs humaines et réduisant les délais de traitement. Selon une enquête de la Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation professionnelle (DGEFP), les entreprises qui ont adopté la dématérialisation ont réduit de 30% le temps consacré à la gestion de la paie. Ce temps précieux peut ainsi être alloué à d’autres tâches comportant une plus grande valeur ajoutée à l’entreprise.
Une étude de l’Agence pour l’Economie Numérique a démontré que la dématérialisation des fiches de paie permet de réaliser jusqu’à 50% d’économies sur les coûts de stockage, de distribution et de gestion des documents. Dématérialiser ses fiches de paie permet également aux entreprises de réduire les coûts liés à l’impression, ainsi que les coûts liés à la gestion des erreurs et des retours.
En somme, la dématérialisation des fiches de paie apporte des gains non négligeables en terme de sécurité, de temps consacré et de diminution des coûts. Une option d’ores et déjà approuvée par de nombreuses entreprises.
L’impact écologique de la dématérialisation
La dématérialisation des fiches de paie présente également des avantages en termes d’impact écologique. L’Organisation des Nations Unies pour l’Alimentation et l’Agriculture (FAO) informe par exemple que la production de papier est responsable de 4% des émissions de gaz à effet de serre dans le monde. Nous pouvons donc, à notre niveau, essayer de changer les choses !
La dématérialisation des fiches de paie peut ainsi contribuer à réduire ces impacts, en réduisant les émissions de gaz à effet de serre et les déchets de papier liés à la production et la distribution des fiches de paie. L’utilisation d’un logiciel de dématérialisation permet aux entreprises d’automatiser la création, la validation et la distribution de ces fiches en ligne, évitant ainsi l’utilisation de papier.
La dématérialisation des fiches de paie permet également de réduire les coûts et les impacts liés au transport des fiches de paie physiques. En utilisant des systèmes de dématérialisation, les entreprises peuvent envoyer les fiches de paie directement aux employés via le digital, évitant ainsi l’utilisation des différents types de véhicules qui contribuent au transport des fiches de paie physiques.
En somme, la dématérialisation des fiches de paie permet non seulement d’améliorer la sécurité et l’efficacité des processus mais également de réduire l’impact écologique en éliminant l’utilisation de papier et en réduisant les émissions liées au transport. Autant d’avantages que les professionnels, et plus particulièrement les Ressources Humaines peuvent prendre en compte.
Les différentes étapes de mise en place de la dématérialisation des fiches de paie
Il existe plusieurs étapes à suivre pour dématérialiser les fiches de paie dans une entreprise :
Il est temps de sauter le pas !
En conclusion, la dématérialisation des fiches de paie offre de nombreux avantages pour les entreprises, comme nous avons pu le voir tout au long de cet article. Que ce soit en terme de sécurité des données, d’efficacité et de rapidité des processus de paie, ou d’économies réalisées, cette dématérialisation n’apporte que du positif ! systhen vous accompagne, pour avoir l’esprit tranquille à chaque étape de votre transformation digitale : on saute le pas ensemble ?
Nouveau livre blanc
Réforme 2024 : réussir sa transition vers la facture électronique
Vous faites partie d’une entreprise française ? Dès 2024, vous aurez pour obligation de recevoir vos factures au format électronique et en fonction du calendrier de mise en place, d’émettre vos factures via ces mêmes formats.
Nous vous expliquons dans ce guide illustré, tout ce que vous devez savoir pour anticiper et gérer au mieux le passage de cette réforme.
Factur-X, PDP, e-reporting n’auront plus de secrets pour vous !
Webinar replay
Préparez votre transition vers la facture électronique
Découvrez dans ce webinar animé par Deloitte, systhen et Yooz :
