Contexte
La transformation digitale s’est imposée dans le secteur hospitalier et bien qu’elle soit vue comme une avancée technologique positive, cette transformation est aussi un défi d’ampleur à relever en interne. C’est dans cette dynamique de nouvelle organisation que les scanners de documents apparaissent comme un outil indispensable pour relier les flux papier, toujours existants, aux processus de documents numériques devenus obligatoires.
La réalisation
Installation de scanners de documents dans les services Financiers et Administratifs afin de gérer un flux quotidien de documents spécifiques encore sous format papier.
- 19 DR-C240 Canon ont été installés dans les services Comptabilité, Finance et Ressources Humaines du Centre Hospitalier
- Paramétrage des scanners de documents en fonction de l’activité de chaque collaborateur afin d’alimenter automatiquement les logiciels métiers et faciliter la gestion du flux papier.
Les bénéfices
Les scanners de documents ont aujourd’hui permis de :
- Répondre aux directives françaises sur la dématérialisation obligatoire de documents
- Rationaliser les processus internes et optimiser les tâches de chaque collaborateur
- Intégrer facilement le flux papier dans la gestion numérique globale
Dans le secteur hospitalier, la dématérialisation de documents s’intègre de plus en plus dans le fonctionnement de nombreux services : aussi bien pour les échanges avec les patients, afin de simplifier leur parcours hospitalier que pour les services Administratifs et Financiers. La loi du 7 août 2015, portant sur la nouvelle organisation territoriale de la République, a d’ailleurs mis en place la suppression totale du papier depuis le 1er janvier 2019 pour tous les établissements hospitaliers dont les recettes annuelles dépassent 20 millions d’euros*. Portail web CHORUS PRO ou encore progiciels AGIRH et HELIOS, sont autant de nouvelles plateformes qui se sont imposées au fil des années pour répondre à l’objectif « zéro papier » rendues obligatoires par l’administration publique.
Ouvert en 1992, le Centre Hospitalier de Digne-les-Bains, situé dans les Alpes-deHaute-Provence (04), est aujourd’hui une structure forte du département, nommée « établissement support » du groupement hospitalier de territoire (GHT). Ce GHT regroupe 9 établissements de santé publics.
Progiciels et scanners : le duo gagnant
Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises sont dans l’obligation d’émettre leurs factures de manière dématérialisée à destination des Établissements Publics de Santé (EPS) via le portail web CHORUS PRO. C’est également le cas pour la dématérialisation de la chaîne comptable et financière, obligatoire depuis le 1er janvier 2015, via le progiciel HELIOS. Celui-ci remplace progressivement toutes les anciennes applications de gestioncomptables et financières de la DGFiP. Néanmoins, le 100% digital n’étant pas encore une généralité, certains fournisseurs continuent d’envoyer des pièces comptables et financières en format papier. Il est donc primordial pour la majorité des hôpitaux d’équiper leurs services Comptabilité et Financier de scanners de documents afin de traiter ces flux de papier.
C’est à la suite de recommandations faites par d’autres hôpitaux que la centrale d’achat du CH de Dignes-LesBains a décidé d’équiper les bureaux de 10 scanners Canon DR-C240 dès 2018. Cette acquisition a été faite par l’intermédiaire du groupe européen Econocom (revendeur Systhen).
Le passage imposé au tout numérique a également entrainé des changements au sein du service Ressources Humaines de l’hôpital avec l’installation du progiciel AGIRH. Directement lié à la GED (Gestion Électronique de Documents) de l’établissement, il a permis de libérer les responsables des tâches répétitives et de faciliter leurs choix décisionnels. Ce progiciel, qui est une solution proposée par le MiPiH, acteur public majeur du numérique en santé, génère et classe automatiquement tous les documents liés au capital humain, le tout entièrement en numérique.
Complémentaires à ce progiciel, 9 scanners DR-C240 ont trouvé leur place dès 2019 afin de permettre au personnel de pouvoir numériser des documents papier spécifiques comme des évolutions de grade formalisées, ou différents documents tels que cartes d’identités, passeports, cartes grises ou permis de conduire. Les scanners facilitent ainsi l’envoi rapide de ces documents sur AGIRH et permettent à l’hôpital de respecter les directives nationales. Pour Olivier Serreault, Ingénieur Hospitalier Principal au sein du Service Informatique de l’hôpital, « intégrer facilement les scanners de documents Canon dans nos processus numériques existants nous a rassuré et nous avons agréablement été surpris par leurs performances ».
Rationnaliser les processus
Avant l’accélération de la dématérialisation, l’hôpital était équipé de multifonctions et de photocopieurs communs à différents services Administratifs et Financiers mais le flux de documents papier à gérer était devenu trop volumineux.
L’arrivée des scanners dans ces services sur les postes de travail concernés, a été un vrai changement dans les habitudes de travail. Les DR-C240 permettent de personnaliser les tâches récurrentes de chaque utilisateur et sont directement reliés à tous les progiciels des services.
En paramétrant simplement les touches, les documents sont envoyés dans des répertoires internes ou directement sur un répertoire donné, alimentant le logiciel métier souhaité. Les scanners Canon sont également dotés du logiciel Capture On Touch. Intuitif, il permet de numériser et d’organiser efficacement les lots de documents tout en assurant un traitement et une amélioration des images avant utilisation et transfert sur les progiciels.
En plus de son fonctionnement personnalisable, le scanner DR-C240 offre une productivité élevée avec une vitesse de numérisation de 45 feuilles à la minute et un chargeur de 60 feuilles. Polyvalent, il permet une numérisation de tous types de formats et de documents : passeports, cartes en plastique, documents A4 ou A3 recto verso (en mode Folio) et documents allant jusqu’à 3 m de long. Compact, robuste et silencieux, il trouve aisément sa place dans des environnements de bureau ou de lieux d’accueil. Selon Olivier Serreault, « s’équiper de scanners de documents nous a offert une véritable optimisation des processus internes, faisant gagner un temps considérable aux équipes et offrant une meilleure gestion et suivi des documents au quotidien ». C’est donc dans un contexte légal, en perpétuelle évolution que le passage à la dématérialisation de documents pour les structures médicales est devenu inévitable. Pour Olivier Serreault « les scanners Canon sont tellement fiables et performants, qu’en temps voulu, nous nous poserons la question de renouveler les machines actuelles au niveau des bureaux des entrées par des scanners Canon »
A propos du Centre Hospitalier de Digne-les-bains
Le Centre Hospitalier de Digne-les-Bains résulte de la fusion, en janvier 1992, de l’hôpital général de Digne et du Centre Hospitalier spécialisé du département. Cette fusion se concrétise par l’ouverture d’un nouvel hôpital offrant un pôle MCO (Médecine, Chirurgie, Obstétrique) et un pôle psychiatrie. Avec un budget principal autour de 76 millions d’euros, le Centre Hospitalier a une capacité d’accueil de 468 lits : 196 en MCO et 272 en psychiatrie et emploie 91 médecins et 960 personnels non médicaux . L’établissement dispose d’un Institut de Formation en Soins Infirmiers et Aides-Soignants et également d’une unité de formation du SAMU 04.