PME : Sibe Holding automatise le traitement de ses factures fournisseurs pour ses filiales et gagne en réactivité

🤝 Secteur d’activité : Bâtiment & construction
🙏 Effectif : autour de 10 collaborateurs
💡Solution déployée : Solution d’automatisation du traitement des factures de l’achat au paiement | InvoiceHUB by Yooz

Dans ce nouveau témoignage client, Laetitia Mazere, Directrice Administratif & Financier pour Sibe Holding nous explique comment l’intégration de la solution de traitement automatisé des factures InvoiceHUB by Yooz a facilité la gestion des factures fournisseurs, permis la montée en compétences des équipes et uniformisé l’outil de gestion de factures pour l’ensemble des entités du groupe.

Jusqu’en 2010, nous n’étions que deux, puis nous avons connus une très forte croissance, tant au niveau du nombre de collaborateurs (jusqu’à une vingtaine en 2021, une dizaine aujourd’hui) qu’au niveau du CA (environ 2.5 millions actuellement), toutes sociétés confondues. Le secteur de la construction est un secteur très tendu en termes de règlements et d’équilibre de la trésorerie, surtout pour les entreprises comme la nôtre, dont l’activité relève de la prestation intellectuelle (décalage déficitaire entre les flux entrants et sortants d’au moins 2 mois de chiffre d’affaires). Ce contexte a notamment participé à la réflexion autour de l’automatisation de tâches liées à la gestion de la trésorerie permettant une meilleure traçabilité et un gain de temps pour l’ensemble de nos entités.

Nous avons deux types de factures au sein de Sibe Holding et des entités : celles liées au fonctionnement des sociétés d’exploitation et de frais généraux et celles concernant nos sous-traitants. Nous avons trois canaux de réception : par e-mail pour la grande majorité, par courrier papier ou, nous récupérons les factures via des plateformes d’accès entreprises (EDF, fournisseur de téléphonie et internet, etc.).

Zoom sur les volumétries mensuelles par entité :

– Une vingtaine de factures pour Sibe Holding et Connexion Bâtiment
– Une quinzaine de factures pour Amobilis
– Une dizaine de factures pour Imagori Architecture

En tant que Directrice Administrative et Financière, je suis la seule à gérer la facturation, nous n’avons pas d’équipe dédiée. Avant la mise en place de la solution InvoiceHUB by Yooz, il n’y avait de centralisation des factures. J’avais donc pour chaque canal, un process de traitement particulier et chronophage : toutes les factures reçues via e-mail m’étaient destinées directement sur mes messageries ou transférées par des collaboratrices recevant les factures sur leur propre messagerie. En cas de réception de factures par courrier, elles étaient scannées dans mon dossier sur serveur afin de les traiter. Je pouvais également collecter les factures directement depuis les accès des fournisseurs, selon une liste mise à jour régulièrement par mes soins.

Il n’y avait que la révision comptable mensuelle (au moment de la déclaration de la TVA) qui me permettait de vérifier les éventuels oublis de règlement et/ou de réception des factures.

Avec la croissance du groupe, le volume de factures s’est lui aussi accru. Nous sommes passés d’une trentaine de factures par mois jusqu’en 2020 à plus d’une cinquantaine par mois après la création des sociétés d’exploitation. Donc, qui dit volume plus élevé dit aussi plus de tableaux de bord à mettre à jour pour avoir un suivi le plus clair et actualisé possible. La question de l’archivage était aussi très présente car bien que disposant d’un archivage dématérialisé, toutes les actions de traitement se faisaient à la main.

Etant seule à la gestion de la facturation, j’étais aussi la seule à avoir la connaissance des workflows. La situation devenait donc vite complexe et risquée pour le groupe en cas d’absence. Sans parler du volume de factures qui grandissait et qui faisait aussi évoluer le temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée. En parallèle, les assistantes administratives ont aussi souhaité monter en compétences sur la partie facturation et j’ai trouvé en cela une belle opportunité !

Enfin, le dernier point est celui de la mise en conformité face à la réforme fiscale 2026 : se doter d’une solution de dématérialisation des factures permettait au groupe de simplifier ses processus de l’achat au paiement et de se préparer pour la mise en conformité.

Je connaissais la solution de traitement automatisé des factures Yooz grâce à un client qui l’avait utilisée sur l’un de nos chantiers. J’ai fait des recherches et me suis inscrite à un webinaire qui a confirmé notre souhait d’opter pour cette solution. J’ai aimé l’interface, l’intuitivité ou les fonctionnalités. Nous nous sommes par la suite tournés vers systhen pour bénéficier d’un accompagnement sur-mesure pour faciliter l’intégration de la solution.

Grâce à l’utilisation d’InvoiceHUB by Yooz, j’ai pu très rapidement me concentrer sur des tâches de mon périmètre à plus forte valeur ajoutée. Le gain de temps a été significatif. L’automatisation de nombreuses étapes dans le traitement des factures est un vrai plus, notamment concernant les circuits de validation. Il n’y a plus de risque de perte de facture, même si un document exige plusieurs signatures : les documents sont envoyés aux bonnes personnes, qui sont notifiées.

InvoiceHUB by Yooz permet aussi une meilleure collaboration entre les parties prenantes : des remarques ou des questions, tout est tracé dans le logiciel. Il permet aussi d’avoir une meilleure visibilité sur les données en un clic, ce qui facilite les analyses de données par poste de dépenses afin d’en suivre plus facilement l’évolution et recadrer au besoin.

Enfin, opter pour ce type de solution nous a également permis d’avoir une gestion plus autonome de chaque société d’exploitation tout en ayant un vrai outil de centralisation, nécessaire à la bonne gestion du groupe.

Dès les premiers contacts et jusqu’à la finalisation de la mise en place de la solution (et même après …), toute l’équipe systhen a toujours été présente, compétente et réactive. L’intégration a duré environ 2 mois avec trois temps forts : travail de préparation en septembre 2023, formation en octobre 2023 et début d’utilisation en novembre 2023.

Pour la partie formation, mise en place et « meilleur ami » heureusement qu’Anthony Romero, notre Chef de Projets systhen, était là ! Toujours disponible, toujours une réponse adéquate à apporter… Un vrai bonheur de travailler avec lui. J’ai choisi de faire la formation « Administrateur » et nos trois assistantes ont pu faire la formation « utilisateur ».

Aujourd’hui InvoiceHUB by Yooz n’est pas encore connectée à nos logiciels métiers ou plateformes d’entreprises externes mais nous avons paramétré les exports pour qu’ils s’intègrent dans le logiciel de comptabilité. Nous avons gagné un temps considérable ! La solution n’est pas encore reliée aux plateformes externes mais à priori la fonctionnalités devraient être mises en place sous peu.

Je recommande sans hésiter InvoiceHUB by Yooz et l’accompagnement des systhen à toute entreprise qui envisagerait la mise en place d’une solution de dématérialisation de ses factures fournisseurs pour se faciliter le quotidien et se mettre en conformité !

En un seul mot, je dirais « accomplissement » car grâce à la solution, j’ai pu me décharger de tâches répétitives pouvant entraîner des erreurs ou encore du stress lié au traitement des factures fournisseur. Je peux aujourd’hui me concentrer sur d’autres tâches essentielles et améliorer mon efficacité. L’intégration de la solution a aussi permis le développement professionnel de nos collaboratrices.

En terme de chiffre, grâce à l’intégration d’InvoiceHUB by Yooz, nous pouvons traiter aujourd’hui plus facilement notre volumétrie de 70 factures par mois toute entité confondue. Ce qui me prenait 1 journée de travail complète par mois est aujourd’hui géré en 2 à 3 heures de travail.