PME : quelle solution, connectée à son ERP, pour simplifier sa gestion des factures des achats aux paiements ?

🤝 Secteur d’activité : bâtiment
🙏 Effectif : + de 200 collaborateurs
💡Solution déployée : Traitement automatisé des factures – InvoiceHUB by Yooz

Historiquement, les factures étaient traitées manuellement par les équipes de SRB qui ne géraient ces documents qu’en 100% papier. Le circuit de validation papier était très long pour les parties prenantes notamment pour les conducteurs de travaux sur le terrain, répartis sur les différents sites de production. SRB subissait une mauvaise circulation des documents avec des pertes et des ralentissements. Les équipes passaient trop de temps sur des actions à faible valeur ajoutée.

SRB était à la recherche d’une solution complète permettant de répondre à des problématiques de suivi de factures, de respect des délais de validation et de paiements fournisseurs. Les équipes comptabilité avaient notamment besoin d’une solution de gestion des factures électroniques qui puissent s’interfacer avec leur ERP, Sage100, déjà en place, et qui permette de faire transiter facilement les documents entre les deux solutions.

SRB a tout d’abord utilisé un premier outil qui gérait principalement les commandes reçues avant de passer à la solution InvoiceHUB. Malheureusement ce premier logiciel ne permettait pas une interopérabilité optimale avec leur ERP déjà en place. A la suite d’une communication sur les réseaux sociaux et d’une analyse comparative, en avril 2021, SRB a découvert la solution InvoiceHUB et dès juin de la même année, systhen déployait le logiciel en interne afin de traiter les 1500 factures réceptionnées chaque mois. InvoiceHUB powered by Yooz est par ailleurs la solution logicielle proposant la couverture fonctionnelle la plus étendue sur le marché avec une intégration automatique avec Sage 100.

Concrètement, dès la mise en place de la solution, une adresse mail par entité a été créée afin que les fournisseurs puissent envoyer directement leurs factures par email, ce qui représente aujourd’hui 80% du volume de factures reçues. Quatre valideurs reçoivent facilement l’ensemble des factures : le comptable fournisseur, le conducteur de travaux, le chef de groupe puis la direction. Ce circuit de validation a permis aux équipes de SRB de gagner en rapidité et en optimisation de leurs processus internes.

Grâce à InvoiceHUB, les processus en internes sont optimisés et simplifiés : il n’y a plus de perte de documents, ni de doublons. La confidentialité des documents était également un enjeux important pour Lilian Puren, qui grâce aux cinq niveaux de confidentialité proposés par le logiciel, peut protéger certaines factures en toute simplicité.

En automatisant la saisie des factures, l’équipe comptabilité peut aujourd’hui se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il n’y a plus d’ouverture de courrier par exemple et la recherche de documents est facilitée grâce à la reconnaissance de caractères : un utilisateur rentre simplement un mot-clé présent sur une facture et peut la retrouver. Lilian Puren met en avant qu’il suffit d’un seul clic pour avoir l’aperçu d’une facture.

Le gain d’espace est un enjeu pour chaque entreprise surtout pour les groupes comme SRB qui possèdent plusieurs entités à travers le territoire. Grâce à une gestion et un stockage en ligne des factures, les informations sont plus facilement accessibles pour l’ensemble du groupe !

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La solution InvoiceHUB a été déployée par les équipes systhen en juin 2021. systhen s’est déplacé dans les locaux de SRB pour former les collaborateurs référents au logiciel et a paramétré la solution pour qu’elle soit la plus adaptée possible à l’organisation déjà en place. Les équipes de SRB ont ensuite pu, en toute autonomie, former l’ensemble des conducteurs de travaux, intégrés dans les circuits de validation.

A partir d’août 2021, 100% des factures étaient traitées via la plateforme.