PME : optimisation du traitement des factures et amélioration des processus Achats avec Zeendoc

🤝 Secteur d’activité : industrie – tannerie du cuir
🙏 Effectif : autour de 50 collaborateurs
💡Solution déployée : GED sur-mesure Zeendoc

L’entreprise ATC est une entreprise familiale fondée en 1973 par Jean-Pierre Gualino. Nous sommes concepteur et fabriquant français de produits chimiques pour l’industrie du cuir, basé en France, au Brésil, en Inde et en Thaïlande. Nous avons fait appel aux équipes systhen car nous étions à la recherche d’une solution qui puisse simplifier le traitement des factures fournisseurs et optimiser la gestion des documents au niveau de notre service des Achats de matières premières.

Nous avons une large variété de documents à traiter qui est assez commune à toutes les entreprises : des factures au format A4, des bons de livraison, des confirmations de commandes, des devis, …. Nous avons également beaucoup de documents en plusieurs langues : des certificats d’analyse, des documents de douane, etc.

Nous recevons ces documents au format papier et également par voie digitale.

Nous avions une gestion des factures fournisseurs assez complexe, avec une double validation. On réceptionnait les factures auprès de différents services et à partir de là, se mettait en place un circuit à double validation, avec un passage auprès de la direction de l’entreprise pour finir à la comptabilité.

Pour la gestion des documents relatifs aux Achats, nous distinguons deux type d’achats chez ATC. Notre besoin principal d’optimisation, était pour le service des Achats de matières premières. Tous les documents, relatifs à ce service, étaient récupérés dans les autres départements de l’entreprise (à la comptabilité, à l’accueil lorsqu’ils arrivaient par voie postale, ou directement chez l’acheteur) afin que la personne en charge puisse consolider un dossier papier de suivi, récapitulant l’ensemble des étapes de chaque achat. Les dossiers étaient ensuite archivés dans un classeur physique et classés par numéro de commande.

L’une des principales problématiques rencontrées était celle de la double validation. C’est un processus essentiel chez ATC que nous n’avons pas voulu supprimer mais qui pouvait ralentir les processus de traitement. Par exemple, les documents pouvaient ne pas être signés à temps par la Direction, engendrant des blocages sur les flux de validation, voire même des doublons.

Pour la gestion des Achats de matières premières, la personne responsable du suivi et de l’archivage papier, perdait beaucoup de temps au quotidien à la collecte des différents documents.

Nous nous sommes rendus compte qu’il fallait, pour le service comptabilité, un outil qui puisse unifier nos factures et leur traitement, mais aussi mieux gérer et optimiser notre circuit de validation pour éviter toutes les problématiques mentionnées précédemment. Pour le services des achats premières, le besoin était un peu différent mais il était essentiel de trouver une solution qui permette de centraliser les informations et de pouvoir très facilement compléter les dossiers avec les documents qui arrivent.

Il y a eu aussi une vraie prise de conscience en interne sur le fait que nous perdions beaucoup de temps au quotidien avec cette gestion de nos documents. De nouveaux collaborateurs, venant d’entreprises avec des processus automatisés, nous ont également apporté un regard neuf sur les process à améliorer.

On a aussi installé Zeendoc en prévision de la réforme sur la facture électronique dans les prochaines années, pour l’anticiper.

Toutes ces raisons ont fait qu’en 2022, à l’issue d’une réunion du CODIR, nous avons lancer le projet de trouver une solution qui simplifierait notre gestion documentaire.

systhen nous a été recommandé par notre prestataire informatique : Altaé et nous avons également été démarchés par une autre société proposant des solutions de gestion documentaire. C’est systhen qui a nous présenté la solution Zeendoc.

Nous avons réalisé l’installation officielle de Zeendoc fin juillet 2023 avec un lancement en production le 1er octobre 2023 pour l’ensemble des services de l’entreprise. Aujourd’hui nous sommes encore dans une phase de prise en main globale par toutes les équipes afin de faire remonter des souhaits d’évolutions pour que Zeendoc corresponde à 100% à notre structure.

Le premier avantage c’est l’unicité de la pièce : il n’y a plus de flux papier qui part dans tous les sens entre les différents service. Il n’y a plus de perte de documents, de ralentissement entre les transferts interservices : on gagne beaucoup plus de temps ! Zeendoc facilite également grandement notre processus à double validation, que nous avions remis en question en format papier. Aujourd’hui, en un jour, les documents sont validés.

L’interface est très facile de prise en main pour tous les services, elle est très intuitive. La recherche d’informations, de documents et leurs partages sont aussi bien plus optimum. On a des retours positifs des équipes concernant l’utilisation quotidienne.   

Zeendoc nous permet aussi de sortir un échéancier de comptabilité grâce aux suivi des factures. On peut aujourd’hui plus facilement déclencher les demandes de paiements. Sur ce point, Zeendoc complète notre ERP en place sur lequel on ne rentre que nos commandes car le paramétrage pour déclencher les échéanciers était trop complexe. Avec Zeendoc on a pu le rendre accessible et pour tout le monde?

L’accompagnement de systhen est vraiment basé sur des retours rapides. Irène, la Chef de Projets systhen en charge de notre projet, est très réactive et force de proposition pour nous apporter les améliorations que nous attendons.

Au début, nous n’avons intégré qu’une équipe de 5/6 personnes pour prendre en main le logiciel puis nous avons petit à petit impliqué de nouveaux utilisateurs pour avoir de plus en plus de feedback. Nous avons fait tourner des jeux d’essais de la solutions, avec les améliorations que les usagers souhaitaient voir apparaitre, en fonction de leurs besoins.

Pour la partie gestion des Achats de matières premières, il a fallu un peu plus de temps de mise en place car il y a une gestion des dossiers plus complexe. Nous sommes encore en train de roder notre processus, ce qui est tout à fait normal, mais ça va de mieux en mieux. Aujourd’hui après un mois, nous avons pu identifier plus clairement les axes d’amélioration et les modules qui sont essentiels comme par exemple des « cases obligatoires ».

Le fait que Zeendoc soit intuitif et facile à prendre en main a considérablement réduit le temps de formation nécessaire mais Irène est toujours présente en cas de besoin. Nous nous écrivons un mail toutes les deux semaines pour faire un point sur l’avancement de notre prise en main et nos éventuelles questions.

L’équipe systhen, en charge du projet, s’est déplacée dans nos locaux pour nous présenter la solution et nous avons beaucoup apprécié cette approche car voir les gens en « vrai » nous permet de poser plus de questions, d’être plus à l’aise qu’en visio. Nous avons donc eu un bon apriori sur l’entreprise. Le suivi d’Irène est également très précis ce qui nous permet de voir concrètement les évolutions et d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancée du projet.

Pour le chiffre clé, nous avons traité sur le mois d’octobre 390 documents avec Zeendoc. Pour un premier mois complet d’utilisation par toutes les équipes, c’est un bon début. Nous tournerons plutôt autour de 500 documents mensuels dans les prochains mois.