Le contexte
Les Archives départementales de Dordogne, situées à Périgueux, sont un lieu culturel à part entière pour la ville. Situées en plein centre, les locaux accueillent un public local et régional, dont notamment des étudiants de Bordeaux et de Limoges. Les Archives possèdent également un site internet, mis à jour régulièrement et qui a attiré plus de 500 000 visiteurs en 2022. Rencontre avec Denis Bordas, responsable de la valorisation numérique et de la médiation aux Archives, qui nous parle de l’importance de s’équiper en interne pour numériser en haute définition et mettre à disposition les fonds patrimoniaux.
Au programme
La transformation digitale pour les Archives départementales
Les Archives de la Dordogne ont pris le virage du numérique dès 1998 et notamment suite à l’épidémie de Covid 19, qui a considérablement modifié les pratiques des visiteurs. Aujourd’hui les équipes réalisent des conférences filmées et retransmises en direct sur la page Facebook du service ou encore sur la page Youtube de la collectivité. Pour Denis Bordas, la digitalisation des Archives est un véritable avantage, complémentaire à leurs missions historiques, qui apporte une vraie valeur ajoutée à leurs différents services.
Les Archives départementales numérisent et mettent à disposition une large diversité de documents et mettent un point d’honneur à faciliter la recherche des documents les plus demandés : les documents généalogiques, l’état-civil, les fonds de presse, etc.
35 personnes travaillent aujourd’hui au sein de trois services : « valorisation numérique et médiation », « administration générale » et « fonds et collections » et quatre personnes travaillent plus spécifiquement à la numérisation et à la mise à disposition des contenus.
La problématique client
Les Archives départementales gèrent aujourd’hui 25 kilomètres linéaires de documents et combinent deux actions de numérisations complémentaires.
Chaque année les Archives externalisent au moins un marché de numérisation via un prestataire externe, choisi à l’issu d’un appel d’offre. Ces fonds sont très souvent conséquents et vont alimenter l’offre numérique en ligne ainsi que les différents supports de la structure : ateliers, conférences, etc. Il peut arriver que des prestataires refusent de numériser certains documents de part leurs caractéristiques trop abîmées : c’est là que l’internalisation de la numérisation prend tout son sens !
Chaque année, les équipes des Archives départementales numérisent environ 200 000 documents issus de fonds peu importants ou non complets qu’il est nécessaire de numériser ou encore de chantiers de numérisation qui peuvent prendre du temps. En plus de ces fonds spécifiques, ce sont aussi les liasses de notaires, les plans cadastraux et autres documents trop abîmés, ne pouvant plus être présentés au public, qui sont numérisés afin de les sauvegarder et de les mettre à disposition via le site internet du service.
« En interne nous ne cherchons pas la volumétrie ! Internaliser nous permet de réaliser de petites numérisations chaque jour et faire avancer nos projets plus rapidement ! » Denis Bordas
Ajouté à la problématique des fonds difficilement manipulables, en terme de budget, il était impossible pour les Archives de passer par un prestataire externe pour chaque numérisation. La question s’est donc rapidement posée d’équiper directement la structure et de former les collaborateurs.
Petit récap’ du cahier des charges
« Avoir un équipement internalisé est essentiel afin d’être réactifs et surtout, cela nous permet de numériser des documents beaucoup trop sensibles qui ne peuvent pas sortir des Archives. » Denis Brodas
La solution installée : le Quartz A1, nouvelle génération
Les équipes se sont d’abord équipées d’un premier scanner Quartz A1 il y a un peu moins de 10 ans, du constructeur français i2S, grâce à une mise aux enchères par les Archives de Mayenne. Les Archives départementales de la Dordogne se sont ensuite équipées d’un CopiBook A2, toujours de la marque i2S. Mais ce format A2 est, dans le secteur des Archives, un format qui peut être trop juste pour numériser certains fonds d’un format supérieur. Il fallait donc s’équiper d’un scanner pouvant traiter des documents de plus grandes tailles.
Après plusieurs années d’utilisation et ravies de la qualité de l’ancien Quartz, les Archives départementales ont décidé de renouveler l’achat d’un Quartz A1 nouvelle génération en 2021. Les équipes systhen ont ainsi proposé aux Archives un scanner en parfait état de marche qui était initialement exposé dans un show-room.
« Sans la mise aux enchères du premier scanner, ni la proposition des équipes systhen pour l’achat du deuxième scanner de démo, nous n’aurions jamais pu nous équiper avec un outil aussi performant ! M. Yannick Callegaro (Responsable Commercial Sud-Ouest) a été d’une aide précieuse pour gérer ces acquisitions. » Denis Bordas
Aujourd’hui les fonds numérisés et mis en ligne représentent 3 Téra pour les numérisations faites en interne et 15 Téra pour les numérisations grand volume externalisées. Ces deux façons de numériser sont complémentaires et permettent aux Archives de gagner en réactivité et de valoriser un grand nombre de projets patrimoniaux.
Les bénéfices client au quotidien
Grâce à l’internalisation de la numérisation, les équipes se sont formées pour acquérir de nouvelles compétences et peuvent ainsi gérer de A à Z la capture de leurs documents patrimoniaux.
« Les Magasiniers ont une vraie appétence pour ce type de scanners ! Leurs missions sont variées et ils ne font plus uniquement appel à la communication ou à la réintégration de documents. » Denis Bordas
Les équipes, formées à l’utilisation du matériel, sont aujourd’hui autonomes et peuvent réaliser très rapidement de nouvelles numérisations pour répondre à la demande du public. C’est un véritable avantage pour proposer un service toujours plus personnalisé.
« On peut répondre à la demande et aux besoins rapidement. » Denis Bordas
Denis Bordas valorise la qualité des produits du constructeur français i2S et les nombreuses fonctionnalités du Quartz A1 qui offrent un vrai gain de temps et de productivité au quotidien.
L’accompagnement systhen
Denis Bordas met en avant un accompagnement personnalisé et adapté aux spécificités du métier des Archives : les contraintes budgétaires et liées au secteur d’activité ont été comprises par les équipes, ce qui a facilité la compréhension du besoin et l’achat des matériels. Denis Bordas met également en avant les formations mises en place ainsi que les interventions réalisées par nos deux experts : Laurent et Didier !
« Nous avons commencé à travailler avec les équipes systhen lorsque que le groupe s’appelait encore Spigraph. Rien a changé ! Les équipes sont très pros, tout est très précis ! Je suis ravi de travailler avec ces équipes ! » Denis Bordas
