Procure To Pay (P2P) : simplifiez vos processus de l’achat au paiement !

Pour de nombreuses entreprises, quelque soit leur taille, il est nécessaire d’avoir des processus de gestion efficaces pour assurer une rentabilité et une croissance harmonieuse. L’optimisation du processus d’achat est un des enjeu majeur afin de développer de nouveaux leviers de croissance et de productivité. Et parmi ces processus, le Procure to Pay (P2P) a toute sa place sur le podium, pour fluidifier, simplifier et accélérer les différentes étape du cycle d’achat. 🥇

Dans cet article, nous allons lever le voile sur les mystères du P2P et vous montrer son importance pour les organisations !

Ah, le P2P, l’acronyme qui sonne comme un « Pas de Problème »… Mais que signifie-t-il réellement ? Eh bien il s’agit en réalité du Procure to Pay ou « Processus d’Approvisionnement » dans la langue de Molière, même s’il n’a pas vraiment de traduction. Vous pouvez également voir apparaitre la notion de « Purchase to Pay ».

💡 Le processus P2P couvre la demande d’achat, l’achat, la réception, le paiement et la comptabilisation des biens et services. Tout au long du processus, la priorité est donnée aux économies de coûts, à la gestion du temps et à la création de valeur, tout en assurant le respect des réglementations en vigueur. Alors préparez-vous à plonger dans un monde rempli de demandes d’achat, de bons de commande et de factures, un véritable voyage au pays des fournisseurs et des paiements ! 🤩

Le processus Procure to Pay comprend plusieurs étapes clés, qui sont essentielles pour garantir un flux de travail harmonieux et sans accroc. Il faut voir le P2P comme une solution qui permet de mieux répartir les ressources. L’analyse du processus achats permet ensuite d’ajuster au mieux ce système pour une optimisation toujours plus poussée !

1 – La demande d’achat : imaginez-vous dans un supermarché rempli de fournitures de bureau étincelantes et de gadgets de travail qui font palpiter votre cœur. Vous êtes submergés par le désir irrésistible de posséder un nouveau stylo à encre gel. C’est là que commence le processus procure-to-pay. Vous soumettez votre demande d’achat, votre manager vérifie les détails et donne ensuite son approbation.

2 – Le bon de commande : une fois que votre demande d’achat a été approuvée, le saint Graal du monde de l’approvisionnement fait son apparition : le bon de commande. Cela implique la négociation des termes et conditions, l’établissement d’un contrat et la gestion des relations avec les fournisseurs. Ce document contient toutes les informations nécessaires pour que votre fournisseur prépare votre colis. Un système P2P efficace facilite la collaboration entre les acheteurs et les fournisseurs, garantissant ainsi des transactions fluides.

3 – La réception : c’est le grand jour ! Vous vous précipitez vers la porte d’entrée de votre entreprise et vous voyez arriver le livreur avec votre colis. Vous l’ouvrez afin de vérifier la conformité, et là, l’objet tant convoité apparaît devant vous.

4 – La facturation : C’est l’étape clé du processus où vous devez réunir tous les documents nécessaires, tels que le bon de commande et la preuve de livraison, et les envoyer au service comptabilité. Le service scrute chaque détail avec une précision digne d’un détective privé pour que la facture soit approuvée et prête à être payée 👀 !

Imaginez une entreprise où les tâches administratives fastidieuses appartiennent au passé, où les collaborateurs peuvent se consacrer à des activités plus stimulantes, et où les erreurs de facturation disparaissent comme par magie. Eh bien, c’est exactement ce que l’automatisation des processus Procure to Pay (P2P) peut offrir !

L’automatisation des processus P2P est un véritable atout pour les entreprises. Elle permet de gagner un temps précieux, de réduire les erreurs et les tâches répétitives, de réaliser de grandes économies et plus encore…

Dans notre prochain article, vous découvrirez en détail les avantages de la dématérialisation des processus P2P. Restez à l’affût, ça arrive bientôt ! 😇

💡 Le « Procure to Pay » doit être différencié du « Source to Pay », qui ajoute une dimension supplémentaire au processus : le sourcing. Ainsi, le Source to Pay consiste à optimiser les ressources disponibles, mais aussi à évaluer les relations fournisseurs et l’exécution des contrats.

InvoiceHUB est une solution complète de dématérialisation du processus Procure to Pay. Grâce à sa plateforme cloud innovante, elle automatise et simplifie toutes les étapes du P2P.

Grâce à InvoiceHUB, vous pouvez automatiser les processus de demandes d’achat, les approbations des commandes, les réceptions, les factures et les demandes de paiement. La solution offre une visibilité en temps réel sur l’ensemble du processus et permet une collaboration fluide entre les différents acteurs impliqués.

En tirant parti de l’intelligence artificielle et de la reconnaissance optique de caractères (OCR), InvoiceHUB extrait automatiquement les informations pertinentes des documents, réduisant ainsi les erreurs et les tâches manuelles. Cela accélère le traitement des factures et simplifie la vérification et l’approbation des paiements.

Avec InvoiceHUB, vous pouvez dire bye-bye aux processus complexes et inefficaces et faire place aux solutions simplifiées et optimisées ! 👋. Découvrir les formations InvoiceHUB.